Sampling-Event: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Sampling-Event brauchst du mehr als die eigentlichen Probierprodukte. Plane Geschirr, Kühlung, Portionierwerkzeuge, Beschilderung und Reinigungsmaterial so, dass der Ablauf auch bei vielen Gästen funktioniert. Rechne pro Produkt mit etwa einer Portion je angemeldeter Person plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Kühlpflichtige Waren sollten spätestens am Vortag eintreffen und bis zum Aufbau durchgehend gekühlt bleiben. Die vollständige Liste unter diesem Text hilft dir, beim Einkauf nichts zu übersehen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
StehtischeAnz. 4
StühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TablettsAnz. 8
Wiederverwendbare GläserAnz. 30
Wiederverwendbare KannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
VorratsboxenAnz. 8
MessbecherAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
TischkühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
TabletsAnz. 2
TischlampenAnz. 4
TischwaagenAnz. 2
KassenladeAnz. 2
InfotafelnAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
ProduktbannerAnz. 2
MenükartenständerAnz. 6
WegweiserAnz. 4
NamenskartenständerAnz. 30

Reinigung

EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3
HandfegerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Originale Probierportion - 300 Portionen
- Prototyp-Variante - 200 Portionen
- Reserve-Probeprodukte - 50 Portionen
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Zitronenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 1 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Packung
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Zitronen - 2 kilogram
- Gurken - 2 Kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzcracker - 6 Packungen
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Dose
- Schwarzer Pfeffer - 1 Dose
- Papierbecher für Verkostungen - 600 Stück
- Holzprobelöffel - 600 Stück
- Papierservietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Handdesinfektion - 4 Flaschen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Einweghandschuhe - 4 Kartons
- Haarnetze - 2 Kartons
- Etiketten - 2 Rollen
- Marker - 2 Kartons
- Stifte - 20 Stück
- Notizblöcke - 10 Stück
- Klebeband - 4 Rollen
- Druckerpapier - 2 Packungen

Tipps

Plane für jede angemeldete Person mindestens eine Probe pro Produkt und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei offenen Veranstaltungen ist eine Reserve von 20 Prozent sicherer.
Lege pro Verkostungsstation mindestens ein wiederverwendbares Tablett, eine Zange oder einen Servierlöffel und ausreichend Gläser bereit. Für jede Produktart brauchst du außerdem ein eigenes Schneidebrett und Messer, wenn geschnitten wird.
Organisiere Kühlboxen oder Tischkühlschränke spätestens einen Tag vor dem Event. Prüfe am Veranstaltungstag, ob für alle kühlpflichtigen Produkte genug Platz vorhanden ist und Verlängerungskabel erreichbar liegen.
Drucke Allergenhinweise, Produktnamen und Wegweiser mindestens 24 Stunden vorher aus. Ein zusätzlicher Menükartenständer pro Station verhindert, dass Informationen zwischen den Proben verschwinden.
Plane für Aufbau und Abbau je mindestens 60 Minuten ein und stelle Abfallbehälter, Eimer, Putzlappen und Spülbürsten schon vor dem Eintreffen der Gäste bereit. Fehlen diese Dinge, wird selbst ein kleiner verschütteter Probierbecher schnell zum Ablaufproblem.

Häufige Fragen

Wie viele Probierprodukte brauche ich pro Person?: Plane mindestens eine Portion pro Person und Produkt ein. Kaufe zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve; bei nicht bestätigten Anmeldungen oder freiem Eintritt sind 20 Prozent sinnvoll.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Sampling-Event?: Rechne pro gleichzeitig erwarteter Person mit einem Glas oder Probierbehälter und plane mindestens 10 Prozent Ersatz ein. Pro Station solltest du außerdem mindestens ein Tablett, einen Servierlöffel und eine Küchenzange bereithalten.
Wann muss ich die Produkte für das Sampling-Event bestellen?: Bestelle haltbare Produkte mindestens 7 Tage vor dem Termin, damit Nachlieferungen möglich sind. Kühlpflichtige oder frische Ware sollte spätestens am Vortag eintreffen und bis zum Aufbau gekühlt bleiben.
Wie viele Abfallbehälter brauche ich bei einem Sampling-Event?: Stelle mindestens einen Abfallbehälter pro Verkostungsstation und zusätzlich einen am Anmeldetresen auf. Bei mehr als 50 Gästen solltest du je Station einen zweiten Behälter oder eine Reserve bereithalten.

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