Qué necesitas para organizar un evento de sampling

Para un evento de sampling necesitas más que los productos que vas a dar a probar. Esta lista reúne el material para servir porciones, mantener los productos fríos, señalizar alérgenos y atender el registro. Calcula las cantidades según el número de asistentes confirmados y añade un margen para reposiciones. Revisa también el inventario y las fechas de caducidad cuando recibas los productos, no el mismo día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Mesas altascant. 4
Sillascant. 12
Papeleracant. 4

Vajilla

Bandejas reutilizablescant. 8
Vasos reutilizablescant. 30
Jarras reutilizablescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cucharones de servircant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Cajas de almacenamientocant. 8
Jarras medidorascant. 3

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Neveras de mesacant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Tabletscant. 2
Lámparas de mesacant. 4
Básculas de mesacant. 2
Bandejas de cajacant. 2
Paneles informativoscant. 4

Decoración

Mantelescant. 6
Banners de productocant. 2
Atriles para menúcant. 6
Carteles direccionalescant. 4
Soportes para tarjetas de nombrecant. 30

Limpieza

Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3
Escobas de manocant. 2
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras
- Producto de prueba original - 300 porciones
- Variante de producto de prueba - 200 porciones
- Productos de prueba de reserva - 50 porciones
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Limonada de limón - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Café - 2 paquetes
- Té - 2 cajas
- Leche - 4 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 1 caja
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Limones - 2 kilogramos
- Pepinos - 2 kilogramos
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Crackers de arroz - 6 paquetes
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 bote
- Pimienta negra - 1 bote
- Vasos de papel de prueba - 600 unidades
- Cucharillas de prueba de madera - 600 unidades
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 flacons
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 12 rollos
- Guantes desechables - 4 cajas
- Redes para el cabello - 2 cajas
- Etiquetas - 2 rollos
- Rotuladores - 2 cajas
- Bolígrafos - 20 unidades
- Bloc de notas - 10 piezas
- Cinta adhesiva - 4 rollos
- Papel de impresión - 2 paquetes

Consejos

Calcula las degustaciones para todos los inscritos y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Así puedes reponer bandejas sin quedarte corto si llegan algunas personas sin confirmar.
Prepara una zona fría desde el montaje: conecta las neveras portátiles o de mesa y comprueba los alargadores y regletas antes de abrir. Los productos sensibles no deberían permanecer a temperatura ambiente durante horas.
Separa tablas, cuchillos, pinzas y cucharones según cada producto o perfil de alérgenos. Lleva al menos un juego limpio de repuesto para evitar mezclar ingredientes durante el servicio.
Coloca los carteles de alérgenos junto a cada degustación y prepara las tarjetas de nombre antes de que llegue el primer asistente. Resolver dudas en la mesa es mucho más fácil si la información ya está visible.
Reserva espacio para residuos y limpieza desde el principio: coloca papeleras y cubos cerca de las mesas, y deja paños, cepillos y limpiacristales accesibles. Una revisión cada 30 minutos evita que la zona de sampling se desordene.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta comida necesito para un evento de sampling?: Calcula una porción de degustación por producto y por asistente confirmado, más un margen del 10 % al 15 %. Si esperas 100 personas, prepara aproximadamente entre 110 y 115 porciones de cada producto.
¿Cuántos vasos y bandejas necesito para un sampling?: Lleva al menos un vaso y una bandeja por asistente si no habrá reposición durante la actividad. Para 100 asistentes, prepara 110 unidades de cada tipo para cubrir pérdidas, caídas y cambios durante el servicio.
¿Cuándo debo comprar o pedir los productos de degustación?: Pídelos con suficiente antelación para recibirlos y comprobar el inventario antes del evento. Como mínimo, revisa cantidades, conservación y caducidad entre 24 y 48 horas antes de abrir.
¿Qué material eléctrico necesito para las neveras y las tablets?: Prepara alargadores, regletas y baterías externas antes del montaje, y comprueba que haya tomas disponibles para las neveras, tablets y lámparas. Haz una prueba completa al menos 1 hora antes de recibir al público.

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