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Rundfahrt organisieren: Checkliste für die Planung

Eine Rundfahrt steht und fällt mit dem Boot, der Route und einem klaren Ablauf an Land. Reserviere das Rundfahrtboot frühzeitig, bestätige Abfahrtszeiten und kläre, wie die Teilnehmenden zur Anlegestelle kommen. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Ausstattung für Empfang und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Buchung bis zum Einstieg und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Rundfahrtboot reservieren

  • Route und Anlegeplatz festlegen

  • Transport zur Anlegestelle organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Notfallkontakte überprüfen

  • Catering bestellen

  • Programm und Strecke drucken

  • Abfahrtszeiten bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks zum Aperitif bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien zum Anlegeplatz bringen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Route- und Einstiegsbeschilderung aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Beim Einsteigen helfen

    4 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Sicherheitsanweisungen erläutern

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Sandwiches servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Beim Aussteigen helfen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Materialien vom Bord holen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Anlegestelle reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien reinigen und trocknen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon

Dekoration

  • TischdekorationenAnz. 6
  • WimpelketteAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HanddesinfektionsständerAnz. 3
  • SpülwanneAnz. 2

Kommunikation

  • InfotafelnAnz. 3
  • ProgrammhefteAnz. 55
  • TeilnehmerlisteAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Anlegeplatz spätestens vier bis sechs Wochen vor der Rundfahrt fest. Prüfe dabei, ob der Anleger tatsächlich erreichbar ist und ob der organisierte Transport zur Abfahrtszeit passt.
  • Schließe die Anmeldeliste etwa zehn bis vierzehn Tage vorher. Erfasse neben den Namen auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte, damit Catering und Teilnehmerliste zusammenpassen.
  • Bestätige Abfahrtszeiten und Wettervorhersage am Vortag. Informiere die Teilnehmenden sofort über Änderungen und erinnere sie daran, wann und wo sie eintreffen sollen.
  • Kühle Getränke mindestens vier Stunden vor dem Empfang und bereite Sandwiches, Aperitif-Snacks sowie Kaffee und Tee nach einem festen Zeitplan vor. Kühlboxen und Thermoskannen erleichtern den Transport zum Anleger.
  • Richte den Anmeldetisch mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Stelle Namensschilder, Programm, Einstiegsbeschilderung und die wichtigsten Informationen sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Rundfahrtboot reservieren?
Reserviere das Boot möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Bei beliebten Zeiten, größeren Gruppen oder festen Routen sind zehn bis zwölf Wochen Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte ich die Teilnehmer einer Rundfahrt an die Abfahrtszeit erinnern?
Schicke die erste Erinnerung fünf bis sieben Tage vorher und bestätige die Abfahrtszeit nochmals am Vortag. Nenne dabei auch den Treffpunkt, die Anlegestelle und mögliche Transportzeiten.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Rundfahrt?
Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und rechne bei warmem Wetter mit einem höheren Bedarf.
Wann sollte das Catering für eine Rundfahrt bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens sieben bis zehn Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen. Kaufe frische Sandwich-Zutaten und Snacks erst ein bis zwei Tage vor der Rundfahrt.

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