Repair-Café organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Repair-Café braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Werkzeug. Du musst Helfer nach Reparaturkategorien einteilen, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen und elektrische Geräte vorab prüfen. Am Veranstaltungstag entscheiden ein besetzter Empfang, klare Beschilderung und eine erste Triage darüber, ob die Reparaturen geordnet starten. Diese Checkliste führt dich von der Raumreservierung bis zum Aufbau und zur Einweisung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Freiwillige rekrutieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reparaturkategorien erfassen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Werkzeug prüfen
3 Personen
Elektrische Geräte testen
2 Personen
Verbrauchsmaterialien einkaufen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Anmeldeliste ausdrucken
Reparaturtische einteilen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Werkzeug pro Tisch bereitstellen
4 Personen
Stromanschlüsse sicher verbinden
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Sicherheitsausrüstung bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Empfangstisch besetzen
2 Personen
Reparaturen erfassen
2 Personen
Reparaturen triagieren
2 Personen
Reparaturen durchführen
10 Personen
Warteschlange betreuen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Snacks auffüllen
Arbeitsplätze sicher halten
2 Personen
Abfall getrennt sammeln
Abgeschlossene Reparaturen ausgeben
2 Personen
Nachbereitung
Werkzeug sortieren
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Arbeitsbereich reinigen
3 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- WerkzeugkofferAnz. 6
- MultimeterAnz. 4
- LötstationenAnz. 4
- NähmaschinenAnz. 2
- BügeleisenAnz. 2
- HeißklebepistolenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 8
- BatterieladegeräteAnz. 2
- Staubsauger
- Kabeltrommel
Arbeitsmaterial
- ArbeitsmattenAnz. 8
- SchraubstöckeAnz. 4
- KlemmenAnz. 8
- SortierboxenAnz. 12
- TeilebehälterAnz. 8
Sicherheit
- SchutzbrillenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- StaubmaskenAnz. 20
- KabelmattenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Büro
- KlemmbretterAnz. 4
- StiftesetsAnz. 6
- NummernkartenAnz. 100
- EtikettenblätterAnz. 4
- MarkerAnz. 12
- Druckpapier
Catering
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
- GeschirrtücherAnz. 12
- SpülbeckenAnz. 2
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort früh und prüfe vorab, wie viele Arbeitstische, Stühle und sichere Stromanschlüsse tatsächlich vorhanden sind. Plane pro Reparaturtisch genug Platz für Werkzeugkoffer, Arbeitsmatte und Teilebehälter ein.
- Sammle Anmeldungen nicht nur nach Personenzahl, sondern auch nach Reparaturkategorie. So kannst du die Freiwilligen gezielt auf Elektronik, Textilien oder andere Bereiche verteilen und Engpässe vor dem Termin erkennen.
- Teste Werkzeug, Multimeter, Lötstationen, Nähmaschinen und elektrische Geräte spätestens einige Tage vorher. Defekte Verlängerungskabel, fehlende Kleinteile oder leere Batterieladegeräte lassen sich am Veranstaltungstag kaum noch ersetzen.
- Richte Empfang und Reparaturerfassung vor dem Einlass ein. Eine gedruckte Anmeldeliste, nummerierte Reparaturannahme und eine kurze Triage verhindern, dass Besucher direkt einen überfüllten Tisch blockieren.
- Lege Schutzbrillen, Arbeitshandschuhe, Staubmasken und Kabelmatten an den jeweiligen Tischen bereit. Weise die Freiwilligen vor Beginn in Stromsicherheit, Werkzeugstandorte und den Umgang mit nicht reparierbaren Geräten ein.
Häufige Fragen
- Wie viele Helfer braucht man für ein Repair-Café?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang und eine verantwortliche Person pro Reparaturkategorie ein. Bei mehreren Arbeitstischen brauchst du zusätzlich Helfer für Aufbau, Triage und die Betreuung des Kaffeebereichs.
- Wie früh muss man ein Repair-Café organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raumreservierung und Helfersuche. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldungen, Reparaturkategorien und der Freiwilligenplan stehen.
- Wie viele Tische braucht ein Repair-Café?
- Rechne mit mindestens einem Arbeitstisch pro aktivem Reparaturteam und einem separaten Empfangstisch. Für jede zusätzliche Kategorie solltest du einen eigenen Tisch oder ausreichend freie Arbeitsfläche einplanen.
- Was muss man beim Strom im Repair-Café beachten?
- Prüfe alle elektrischen Geräte und Kabel einige Tage vor dem Termin und verbinde Stromanschlüsse erst nach dem Aufbau sicher. Kabelmatten und eine klare Zuordnung der Anschlüsse reduzieren Stolper- und Überlastungsrisiken.
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