Repaircafé organiseren: complete checklist
Een repaircafé organiseren vraagt meer dan werktafels en gereedschap klaarzetten. Je moet vooraf weten welke reparatiecategorieën je aanbiedt, hoeveel vrijwilligers nodig zijn en hoe je bezoekers bij binnenkomst verdeelt. Deze checklist loopt van locatie reserveren en aanmeldingen verwerken tot het veilig aansluiten van stroom, het inrichten van reparatietafels en het registreren van reparaties. Zo zie je wat je vroeg moet regelen en welke zaken op de dag zelf vaak te laat worden klaargezet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vrijwilligers werven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reparatiecategorieën inventariseren
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Gereedschap controleren
3 personen
Elektrische apparaten testen
2 personen
Verbruiksartikelen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Reparatietafels indelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Gereedschap per tafel klaarzetten
4 personen
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Inlooptafel bemensen
2 personen
Reparaties registreren
2 personen
Reparaties triëren
2 personen
Reparaties uitvoeren
10 personen
Wachtrij begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Werkplekken veilig houden
2 personen
Afval gescheiden verzamelen
Afgeronde reparaties uitgeven
2 personen
Nazorg
Gereedschap sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Werkruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Gereedschapskoffersaantal 6
- Multimetersaantal 4
- Soldeerstationsaantal 4
- Naaimachinesaantal 2
- Strijkijzersaantal 2
- Lijmpistolenaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Bureaulampenaantal 8
- Batterijladersaantal 2
- Stofzuiger
- Kabelhaspel
Werkmateriaal
- Werkmattenaantal 8
- Bankschroevenaantal 4
- Klemmenaantal 8
- Sorteerbakkenaantal 12
- Onderdelenbakkenaantal 8
Veiligheid
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Stofmaskersaantal 20
- Kabelmattenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Decoratie
- Informatiebordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Kantoor
- Klembordenaantal 4
- Pennensetsaantal 6
- Nummerkaartjesaantal 100
- Etikettenvellenaantal 4
- Markeerstiftenaantal 12
- Printpapier
Catering
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 3
- Serveerschalenaantal 6
- Koelboxenaantal 2
- Theedoekenaantal 12
- Afwasteiltjesaantal 2
- Boodschappen
Tips
- Inventariseer de reparatiecategorieën voordat je vrijwilligers werft. Zo kun je gericht mensen zoeken voor bijvoorbeeld elektronica, kleding en kleine huishoudelijke reparaties, in plaats van alleen een algemeen beroep op vrijwilligers te doen.
- Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk enkele dagen vooraf en plan ook iemand voor de ontvangstbalie, triage en registratie. Reparateurs die tegelijk bezoekers moeten inschrijven, verliezen snel overzicht aan de werktafels.
- Controleer gereedschapskoffers, multimeters, soldeerstations en naaimachines vóór transport naar de locatie. Test elektrische apparaten en neem verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten mee voordat de tafels worden opgesteld.
- Richt de ruimte in met een aparte ontvangsttafel en een duidelijke inlooptafel. Laat bezoekers eerst hun reparatie registreren en triëren, zodat reparateurs niet midden in een klus nieuwe aanvragen hoeven te beoordelen.
- Leg veiligheidsmiddelen per werkzone klaar, niet in één doos bij de ingang. Reken erop dat elke tafel toegang heeft tot veiligheidsbrillen, werkhandschoenen en waar nodig stofmaskers; hang bewegwijzering op voordat de vrijwilligersinstructie begint.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een repaircafé?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en registratie, één voor triage en per reparatiecategorie één of meer reparateurs. Voor een repaircafé met vier categorieën kom je daardoor al snel uit op 6 tot 10 vrijwilligers, afhankelijk van het aantal aanmeldingen.
- Wanneer moet ik een repaircafé organiseren en de locatie reserveren?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Begin daarna met vrijwilligers werven en reparatiecategorieën inventariseren; verstuur uitnodigingen zodra de locatie en het aanbod vaststaan.
- Hoeveel werktafels heb ik nodig voor een repaircafé?
- Gebruik als uitgangspunt één werktafel per actieve reparatiecategorie en voeg bij grotere aanmeldingen extra tafels toe. Zet daarnaast een aparte ontvangsttafel neer en houd ruimte vrij voor koffie, onderdelen en veilige looproutes.
- Wat moet ik op de dag zelf als eerste klaarzetten?
- Stel eerst tafels en stoelen op en sluit daarna de stroom veilig aan met stekkerdozen, verlenghaspels en kabelmatten. Richt vervolgens ontvangst, triage en koffie in, leg gereedschap en veiligheidsmiddelen klaar en instrueer de vrijwilligers vóór de inloop begint.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!