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Reisender Weihnachtsmarkt: Checkliste für die Organisation

Ein reisender Weihnachtsmarkt braucht mehr als einzelne Stände an mehreren Orten. Du musst Route, Reservierungen, Genehmigungen, Stromversorgung und den Wechsel zwischen den Standorten aufeinander abstimmen. Plane die Verkäufer frühzeitig ein und teile den Weg zum nächsten Ort rechtzeitig mit. Kurz vor dem Termin kommen Wetterprüfung, Einkauf, Kühlung, Kassen und der Aufbau hinzu. Diese Checkliste ordnet die 70 Aufgaben und 60 benötigten Gegenstände nach dem tatsächlichen Ablauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Orte festlegen

    2 Personen

  • Orte reservieren

  • Genehmigungen beantragen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Marktaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Stände und Verkaufsstände reservieren

  • Verkäufer einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkäuferliste bestätigen

  • Weg zum nächsten Standort teilen

  • Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Kassen und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort transportieren

    4 Personen

  • Gelände absperren

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Cateringstände einrichten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Stände kontrollieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Warme Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffets sauber halten

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Lichtschalter prüfen

  • Verkäufer über die Schließung informieren

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verpacken

    2 Personen

  • Stände leeren

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Zelte und Tische abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Strom sicher trennen

    2 Personen

  • Materialien zurückladen

    4 Personen

  • Materialien ausladen

    3 Personen

  • Mehrwegartikel reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Reste kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • StandplanenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 10
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 12

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelrollenAnz. 4
  • AkkuschrauberAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • KassenAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • Mobile KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 20
  • ThermometerAnz. 3

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • TischdekorationenAnz. 18
  • PreisschildständerAnz. 30
  • InfotafelnAnz. 6
  • PläneAnz. 150
  • WegweiserAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandfegerAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 30
  • SpülwanneAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Standorte zuerst fest und reserviere jeden Ort, bevor du Verkäufer einlädst. Beantrage Genehmigungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Markttag, da mehrere Gemeinden unterschiedliche Fristen haben können.
  • Prüfe pro Standort die Stromanschlüsse und zeichne einen Standplan. Plane Verlängerungskabel, Kabelrollen und Kabelkanäle so, dass keine Wege durch lose Kabel blockiert werden.
  • Bestätige die Verkäuferliste spätestens 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Teile den Weg zum nächsten Standort zusammen mit den Anreise- und Aufbauzeiten, damit niemand den Standortwechsel verpasst.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor jedem Termin. Lagere gekühlte Lebensmittel in mobilen Kühlboxen und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenlesegeräte und Lautsprecher vor dem Transport.
  • Bereite Kassen und Wechselgeld am Vortag vor und drucke Lageplan und Preisliste in ausreichender Zahl. Für den Aufbau solltest du Akkuschrauber, Werkzeugkoffer und Funkgeräte gemeinsam mit den Marktständen und Partyzelten verladen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen reisenden Weihnachtsmarkt planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Orten und Genehmigungen. Verkäufer, Stände und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem ersten Termin feststehen.
Wann sollte ich Genehmigungen für einen reisenden Weihnachtsmarkt beantragen?
Reiche die Anträge mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem jeweiligen Markttag ein. Bei mehreren Standorten solltest du die Frist für jeden Ort einzeln prüfen und nicht von einer gemeinsamen Genehmigung ausgehen.
Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Sortiere Dekoration, prüfe die Einkaufsliste, bereite Kassen und Wechselgeld vor und teste alle Geräte am Vortag. Gekühlte Lebensmittel gehören bis zum Transport in mobile Kühlboxen oder eine andere geeignete Kühlung.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau pro Standort?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Absperrung, Partyzelte, Marktstände, Tische, Beleuchtung und Technik ein. Bei einem Standortwechsel kommen Transport, Entladen und die Kontrolle der Stromanschlüsse zusätzlich hinzu.

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