Eine Rallye Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Rallye entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob die Teams später flüssig unterwegs sind. Lege zuerst Route, Thema, Start und Ziel fest, prüfe danach die Sicherheit und verteile die Checkpoints. Erst wenn Aufgaben, Lösungen und Punktestand stehen, lohnt sich die Anmeldung der Teilnehmenden. Plane außerdem Zeit für Druck, Materialsortierung und eine Wetteralternative ein – diese Schritte werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Thema festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort bestätigen
3
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
4
Checkpoint-Standorte festlegen
2 Personen
5
Rätsel und Aufgaben ausarbeiten
3 Personen
6
Antworten und Punktestand erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teams und Startzeiten einteilen
2 Personen
11
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
12
Materialreservierung anlegen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Rätselhefte drucken
2 Personen
16
Antwortformulare drucken
17
Materialien nach Checkpoint sortieren
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
21
Wetteralternative bereitstellen
2 Personen

Event

22
Starttisch aufbauen
3 Personen
23
Ziel- und Cateringtisch aufbauen
4 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Wegweiser aufhängen
3 Personen
27
Checkpoint-Material bereitlegen
4 Personen
28
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
29
Puzzelhefte pro Team bereitlegen
2 Personen
30
Catering vorbereiten
3 Personen
31
Freiwillige einweisen
2 Personen
32
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
33
Teilnehmer registrieren
3 Personen
34
Startanweisung geben
2 Personen
35
Teams gestaffelt starten lassen
3 Personen
36
Checkpoint besetzen
8 Personen
37
Route und Teilnehmer prüfen
2 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
40
Ankommende Teams registrieren
2 Personen
41
Antwortformulare einsammeln
2 Personen
42
Antworten überprüfen
3 Personen
43
Ergebnisse und Preise vorbereiten
2 Personen
44
Gewinner bekanntgeben

Nachbereitung

45
Routenschilder entfernen
3 Personen
46
Materialien zusammenstellen
4 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
48
Geschirr abwaschen
3 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Location reinigen
3 Personen
51
Materialien trocken und vollständig lagern
2 Personen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 70
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
TeelöffelAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Puzzlematerial

RätselhefteAnz. 25
AntwortformulareAnz. 30
RoutenpläneAnz. 30
KlemmbretterAnz. 30
KugelschreiberAnz. 60
BleistifteAnz. 30
PunktetabellenAnz. 10
Checkpoint-KistenAnz. 8
WegweiserAnz. 30
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
Plastifizierte AufgabenkartenAnz. 40
PreiseAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 50
WegweiserAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
MüllgreiferAnz. 2
EimerAnz. 3
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Start und Ziel mindestens 4 Wochen vorher fest. Prüfe jede Strecke zu Fuß auf Gefahrenstellen und markiere Checkpoints so, dass Teams nicht versehentlich Abkürzungen nehmen.
Erstelle Rätselhefte, Antwortformulare und Punktetabellen erst nach einem vollständigen Probelauf. Teste jede Aufgabe mit einer Person, die die Lösung noch nicht kennt, und korrigiere unklare Formulierungen.
Teile Teams und Startzeiten so ein, dass zwischen zwei Starts mindestens 5 Minuten liegen. Dadurch stehen die Gruppen nicht gleichzeitig am ersten Checkpoint und die Helfenden können Antworten sauber aufnehmen.
Sortiere alle Materialien nach Checkpoint und packe sie spätestens am Vortag in beschriftete Kisten. Lege pro Station zusätzlich Kugelschreiber, Klemmbretter und die passende Punktetabelle bereit.
Plane die Versorgung für den Zielbereich nicht erst am Veranstaltungstag. Kühle Getränke am Vorabend, reserviere Tische und Stühle und prüfe 24 Stunden vorher Wetter, Stromversorgung sowie eine überdachte Alternative.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Rallye organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Route, Thema und Start- sowie Zielort. Rätsel, Helferplanung und Material sollten spätestens 7 Tage vorher fertig sein.
Wie viele Checkpoints braucht eine Rallye?: Für eine Rallye von 2 bis 3 Stunden sind meist 5 bis 8 Checkpoints gut handhabbar. Plane pro Station ungefähr 10 bis 15 Minuten und berücksichtige zusätzlich die Wegezeit.
Wie viele Helfer braucht man für eine Rallye?: Besetze jeden Checkpoint mit mindestens einer Person und plane eine zusätzliche Reserve ein. Bei 6 Stationen sind daher mindestens 7 Helfende sinnvoll, dazu eine Person für Start und Ziel.
Was muss man am Tag vor der Rallye vorbereiten?: Sortiere die Materialien in Checkpoint-Kisten, drucke alle Unterlagen und versende die letzten Teilnehmerinformationen. Kühle Getränke, bereite Wegweiser vor und prüfe die Wetterlage spätestens am Vorabend.

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