Zo organiseer je een puzzeltocht die soepel verloopt

Begin een puzzeltocht niet met de puzzels, maar met de route, het thema en de start- en finishlocatie. Controleer daarna de veiligheid, leg checkpoints vast en werk de opdrachten uit met antwoorden en puntentelling. Pas wanneer de route staat, deel je deelnemers in teams en starttijden in en regel je vrijwilligers per post. De meeste problemen ontstaan doordat materialen te laat worden gesorteerd, deelnemersinformatie ontbreekt of een regenplan alleen op papier bestaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Checkpointlocaties vastleggen
2 personen
5
Puzzels en opdrachten uitwerken
3 personen
6
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teams en starttijden indelen
2 personen
11
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
12
Reservering van materialen maken
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Puzzelboekjes afdrukken
2 personen
16
Antwoordformulieren afdrukken
17
Materialen per checkpoint sorteren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Routebordjes voorbereiden
2 personen
21
Weersalternatief klaarzetten
2 personen

Event

22
Starttafel opbouwen
3 personen
23
Finish- en cateringtafel opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Routebordjes ophangen
3 personen
27
Checkpointmateriaal klaarleggen
4 personen
28
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
29
Puzzelboekjes per team klaarleggen
2 personen
30
Catering voorbereiden
3 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen
32
Inschrijftafel bemannen
2 personen
33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Startinstructie geven
2 personen
35
Teams gefaseerd laten vertrekken
3 personen
36
Checkpoint bemannen
8 personen
37
Route en deelnemers controleren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
40
Binnenkomende teams registreren
2 personen
41
Antwoordformulieren innemen
2 personen
42
Antwoorden nakijken
3 personen
43
Uitslag en prijzen voorbereiden
2 personen
44
Winnaars bekendmaken

Nazorg

45
Routebordjes verwijderen
3 personen
46
Materialen verzamelen
4 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Materialen droog en compleet opslaan
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 50
Koffiekopjesaantal 50

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Puzzelmateriaal

Puzzelboekjesaantal 25
Antwoordformulierenaantal 30
Routekaartenaantal 30
Klembordenaantal 30
Balpennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Puntentabellenaantal 10
Checkpointbakkenaantal 8
Routebordjesaantal 30
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Geplastificeerde opdrachtkaartenaantal 40
Prijzenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst volledig en loop hem op locatie na. Controleer kruisingen, donkere stukken en plekken waar routebordjes of afzetlint nodig zijn voordat je de puzzels definitief maakt.
Werk per checkpoint met één bak met alle benodigdheden: puzzelboekjes, antwoordformulieren, klemborden, pennen en de puntentabel. Zo hoef je op de dag zelf niet meer per post te verzamelen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld starttijd, teamindeling, route-instructies, contactgegevens en wat er gebeurt bij slecht weer; dieetwensen kun je dan meteen verwerken in de catering.
Maak de starttafel en finish- en cateringtafel op tijd herkenbaar. Leg routekaarten en formulieren klaar, koel de dranken en test portofoons, verlichting, powerbanks en verlengsnoeren voordat de eerste teams vertrekken.
Plan tussen de start van het laatste team en de finish minimaal 15 minuten ruimte voor uitloop. Zet een vrijwilliger bij de finish voor antwoorden en puntentelling, zodat de organisatie niet ophoopt bij één tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een puzzeltocht organiseren?: Reken op 3 tot 6 weken voor een puzzeltocht met meerdere checkpoints. Reserveer de laatste 3 dagen voor printwerk, materialen per checkpoint sorteren, deelnemersinformatie en het controleren van de weersverwachting.
Hoeveel checkpoints heeft een puzzeltocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 2 uur zijn 4 tot 6 checkpoints meestal werkbaar. Houd per post 10 tot 20 minuten activiteit aan en plan extra tijd voor lopen, zoeken en kleine vertragingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een puzzeltocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger per checkpoint, plus één persoon bij de start en één bij de finish. Bij 5 checkpoints heb je dus minstens 7 mensen nodig; voeg een mobiele reserve toe als de route groot of druk is.
Wanneer stuur je de informatie voor een puzzeltocht?: Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, zodra teams en starttijden zijn ingedeeld. Geef een laatste weerupdate op de ochtend zelf als de route of het alternatief daarvan afhangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.