Eine Rallye Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Rallye entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine getestete Route, verständliche Aufgaben und klare Zuständigkeiten. Lege zuerst Thema, Strecke und Kontrollpunkte fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach testest du jedes Rätsel selbst und prüfst die Strecke auf Sicherheitsrisiken. In der letzten Woche werden Teams, Spielleitung, Umschläge, Wertungsbögen und Teilnehmerinformationen vorbereitet; am Veranstaltungstag zählen vor allem pünktliche Starts, geladene Mobiltelefone und ein Plan für schlechtes Wetter.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Thema festlegen
2 Personen
- 2
Rätsel und Aufgaben erstellen
3 Personen
- 3
Startort reservieren
- 4
Route und Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
- 5
Genehmigung für Checkpoint-Standorte einholen
- 6
Sicherheitsrisiken auf der Route prüfen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Strecke ablaufen
3 Personen
- 11
Puzzles testen
3 Personen
- 12
Teams zusammenstellen
2 Personen
- 13
Teilnehmerinformationen versenden
- 14
Spielleiter einteilen
2 Personen
- 15
Puzzles und Streckenkarten drucken
2 Personen
- 16
Auftragsumschläge zusammenstellen
3 Personen
- 17
Scorebögen vorbereiten
2 Personen
- 18
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 19
Preise und Materialien einkaufen
2 Personen
- 20
Wiederverwendbare Materialien abholen
2 Personen
- 21
Mobiltelefone und Ladegeräte testen
2 Personen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Snacks und Mahlzeit vorbereiten
3 Personen
- 26
Checkpoint-Materialien per Post verteilen
3 Personen
- 27
Wegweiserpfeile und Hinweise bereitlegen
2 Personen
- 28
Startort reinigen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Partyzelte und Beleuchtung aufbauen
4 Personen
- 31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 32
Buffet- und Getränketisch einrichten
3 Personen
- 33
Spielbetreuer einweisen
2 Personen
Event
- 34
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 35
Teams registrieren
2 Personen
- 36
Spielregeln und Strecke erklären
2 Personen
- 37
Teams gestaffelt starten lassen
3 Personen
- 38
Checkpoints besetzen
6 Personen
- 39
Hinweise und Routenhilfe geben
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Snacks servieren
3 Personen
- 42
Ankommende Teams registrieren
2 Personen
- 43
Abendessen servieren
4 Personen
- 44
Scoreformulare prüfen
2 Personen
- 45
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 46
Preise überreichen
2 Personen
- 47
Richtungspfeile und Checkpoint-Materialien abholen
3 Personen
Nachbereitung
- 48
Abfall sammeln
3 Personen
- 49
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 50
Partyzelte und Beleuchtung abbauen
4 Personen
- 51
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
- 52
Startort reinigen
3 Personen
- 53
Route auf zurückgebliebenes Material kontrollieren
2 Personen
- 54
Materialien sortieren und aufräumen
2 Personen
- 55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 56
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- PartyzelteAnz. 2
- BiertischeAnz. 4
Spielmaterial
- KlemmbretterAnz. 45
- RoutenpläneAnz. 12
- AufgabenkartenAnz. 60
- WertungsbögenAnz. 15
- AntwortblätterAnz. 60
- UmschlägeAnz. 75
- StifteAnz. 60
- BleistifteAnz. 30
- KaugummiAnz. 15
- BleistiftspitzerAnz. 10
- TaschenlampenAnz. 15
- ErsatzbatterienAnz. 30
- WegweiserAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 4
- KegelAnz. 20
- StoppuhrenAnz. 6
- MegafoneAnz. 2
- PreiseAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 50
- TeamaufkleberAnz. 60
- NamensaufkleberAnz. 60
- StifteAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Route von der benötigten Spielzeit aus: Lege für jeden Kontrollpunkt eine ungefähre Aufenthaltsdauer fest und rechne zusätzliche Zeit für Wege und Verzögerungen ein. Laufe die komplette Strecke anschließend selbst ab.
- Teste alle Rätsel mit mindestens einer Person, die sie noch nicht kennt. Wenn eine Aufgabe nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit lösbar ist, überarbeite sie vor dem Druck der Aufgabenkarten und Antwortblätter.
- Reserviere den Startort früh und kläre Genehmigungen für Kontrollpunkte, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe außerdem, ob Tische, Stühle oder ein Partyzelt am Start- und Zielbereich gebraucht werden.
- Packe für jedes Team einen vollständigen Umschlag: Routenplan, Aufgabenkarten, Klemmbrett, Stifte, Antwortblätter und gegebenenfalls Taschenlampe samt Ersatzbatterien. Bereite einige Ersatzsets vor, damit ein verlorener oder beschädigter Gegenstand den Ablauf nicht stoppt.
- Teile die Spielleitung nicht erst am Veranstaltungstag ein. Gib jeder Person einen festen Kontrollpunkt und einen kurzen Ablaufplan; teste am Vortag Mobiltelefone, Ladegeräte, Stoppuhren und Megafone und stelle Getränke kalt, bevor die Teams eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Rallye organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Thema, Route und Startort. Rätsel, Genehmigungen und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Aufgaben braucht eine Rallye?
- Für eine Rallye von etwa 2 bis 3 Stunden sind meist 6 bis 10 Kontrollpunkte mit jeweils einer oder mehreren Aufgaben gut handhabbar. Plane pro Aufgabe genügend Zeit zum Lesen, Lösen und Eintragen ein.
- Wie testet man eine Rallye richtig?
- Laufe die Route vollständig ab und teste jedes Rätsel mit mindestens einer Person, die die Lösung nicht kennt. Führe diesen Test spätestens 7 Tage vor der Rallye durch, damit noch Zeit für Änderungen und einen Neudruck bleibt.
- Was muss man am Tag vor einer Rallye vorbereiten?
- Sortiere die Auftragsumschläge, drucke Routenpläne und Wertungsbögen und kontrolliere das gesamte Material. Lade Mobiltelefone und andere Geräte, prüfe die Wettervorhersage und bereite Snacks sowie die Mahlzeit am Vortag so weit wie möglich vor.
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