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Prüfungstraining organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Prüfungstraining braucht mehr als gute Fragen und einen freien Raum. Du musst Teilnehmende anmelden, Material und Technik prüfen und den Ablauf so vorbereiten, dass am Trainingstag keine Zeit verloren geht. Plane die organisatorischen Schritte in festen Etappen: zuerst Termin, Raum und Betreuung, danach Anmeldung und Inhalte, zuletzt Aufbau, Verpflegung und Empfang. Die Checkliste bündelt 48 Aufgaben und 33 benötigte Dinge für einen reibungslosen Ablauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Lernraum reservieren

  • Trainer und Betreuer festlegen

    2 Personen

  • Übungsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Prüfungsfragen auswählen

    2 Personen

  • Antwortschlüssel prüfen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Präsentation testen

    2 Personen

Event

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsmaterial anschließen

    2 Personen

  • Arbeitsplatten bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Prüfungsstoff behandeln

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Übungsprüfung verteilen

    2 Personen

  • Übungsprüfung begleiten

    3 Personen

  • Antworten nachbesprechen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Vertiefende Aufgaben begleiten

    3 Personen

  • Individuelle Fragen beantworten

    3 Personen

  • Letzte Fragerunde abhalten

    2 Personen

  • Tipps und Zusammenfassung austeilen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Teilnehmermaterial digital teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 45
  • Registrierungstisch
  • Trainer-TischAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 2
  • Präsentations-Fernbedienung

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 45
  • TrinkgläserAnz. 45
  • TellerAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 45

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • LebensmittelboxenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Trainer und Betreuer spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin fest. So bleibt Zeit, wenn jemand ausfällt oder die Prüfungsfragen noch angepasst werden müssen.
  • Öffne die Anmeldung mindestens 2 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular. Prüfe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Training ein letztes Mal.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI- und Verlängerungskabel nicht erst beim Aufbau, sondern am Vortag. Speichere die Präsentation zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder Datenträger.
  • Drucke Arbeitsblätter, Antwortschlüssel und Namensschilder mindestens 1 Tag vorher aus. Rechne pro angemeldeter Person mit einem vollständigen Satz und halte einige zusätzliche Exemplare bereit.
  • Kühle Getränke und richte Kaffee und Tee vor dem Eintreffen der Teilnehmenden her. Öffne den Raum etwa 60 Minuten vorher, damit Tische, Stühle, Registrierungstisch und Präsentation ohne Zeitdruck vorbereitet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Prüfungstraining organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Raum, Trainern und Programm. Die Anmeldung sollte mindestens 2 Wochen vor dem Training starten.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für das Prüfungstraining prüfen?
Prüfe die Liste 3 bis 5 Tage vor dem Termin und gleiche dabei Anmeldungen sowie Ernährungswünsche ab. Änderungen lassen sich dann noch bei Unterlagen und Verpflegung berücksichtigen.
Wie lange vorher muss der Raum für ein Prüfungstraining geöffnet werden?
Plane ungefähr 60 Minuten für den Aufbau ein. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, schließt Laptop und Projektor an, richtest die Registrierung ein und bereitest Kaffee und Getränke vor.
Wann sollte man die Prüfungsunterlagen ausdrucken?
Drucke Arbeitsblätter und Antwortschlüssel spätestens am Vortag aus. Lege pro angemeldeter Person einen Satz zurück und bereite einige zusätzliche Exemplare für kurzfristige Änderungen vor.

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