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Checklist pour préparer une session d’examens

Une session de préparation aux examens demande plus qu’un bon programme de révision. Il faut réserver une salle adaptée, confirmer les encadrants, suivre les inscriptions et préparer les supports avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, câbles, tests de présentation, badges et boissons prêtes à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver la salle d’étude

  • Finaliser les encadrants et accompagnateurs

    2 personnes

  • Rassembler le matériel d’entraînement

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier la liste des participants

  • Envoyer le programme aux participants

  • Sélectionner les questions de test

    2 personnes

  • Vérifier les modèles de réponse

    2 personnes

  • Imprimer les feuilles de travail

  • Créer des badges nominatifs

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

  • Tester la présentation

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Brancher le matériel de présentation

    2 personnes

  • Préparer les plans de travail

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

  • Accueillir les participants

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Aborder la matière de l’examen

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons de la pause

  • Servir les snacks de pause

    2 personnes

  • Distribuer le test d'entraînement

    2 personnes

  • Encadrer le test d’entraînement

    3 personnes

  • Faire le débriefing des réponses

    2 personnes

  • Servir le dîner

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Encadrer les exercices approfondis

    3 personnes

  • Répondre aux questions individuelles

    3 personnes

  • Organiser une dernière session de questions

    2 personnes

  • Distribuer les conseils et le résumé

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Remettre les tables et les chaises en place

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace

    2 personnes

  • Éteindre la technique

  • Réfrigérer les restes

  • Restituer le matériel emprunté

  • Partager numériquement le matériel des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 45
  • Table d'inscription
  • Table des entraîneursqté 2

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Câble HDMIqté 2
  • Multiprisesqté 4
  • Rallongesqté 4
  • Paperboard
  • Feutres pour paperboardqté 2
  • Télécommande de présentation

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 45
  • Verres à boireqté 45
  • Assiettesqté 45
  • Couvertsqté 45

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 3
  • Louchesqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Couteauxqté 4
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Bacs alimentairesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Bacs à vaisselleqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 2
  • Balai et pelleqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Gants de nettoyageqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par fixer la date, le programme et la salle au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Gardez ensuite une semaine pour confirmer les encadrants et ajuster le nombre de places.
  • Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la session afin de vérifier les participants, les besoins alimentaires et les quantités de feuilles, de badges et de boissons.
  • Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et la télécommande au moins 24 heures avant. Prévoyez aussi les multiprises et rallonges nécessaires dans la salle.
  • Préparez les questions de test, les modèles de réponse et les feuilles de travail 2 à 3 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour éviter une interruption le matin même.
  • Organisez l’installation avec une arrivée 60 à 90 minutes avant l’accueil : tables, chaises, table d’inscription, plans de travail, café, thé et matériel de présentation doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une préparation aux examens ?
Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les accompagnateurs, ouvrir les inscriptions et commander ou rassembler le matériel sans urgence.
Quand fermer les inscriptions à une session de préparation aux examens ?
Fermez le formulaire 5 à 7 jours avant la session. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires et les quantités de supports à préparer.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’accueil. Il faut installer les tables et les chaises, brancher la présentation, préparer les plans de travail, la table d’inscription et les boissons.
Que faut-il tester avant une session de préparation aux examens ?
Testez la présentation, l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et la télécommande au moins 24 heures à l’avance. Vérifiez aussi les multiprises et les rallonges pour éviter un problème au démarrage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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