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Postkartenmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Postkartenmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Verkäufer. Zuerst sicherst du den Standort und klärst die Genehmigung, danach organisierst du Anmeldungen, Standplätze und Besucherinformationen. In den letzten Tagen zählen ein genauer Lageplan, beschriftete Stände und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Empfang der Verkäufer am Markttag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Marktstandort reservieren

  • Genehmigung prüfen

  • Verkäufer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Warteliste führen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Werbung verbreiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischanzahl bestätigen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Verkäuferaufstellung erstellen

  • Bestätigungen versenden

  • Namensschilder vorbereiten

  • Standetiketten erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Stände zuweisen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Einlass und Registrierung besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • StühleAnz. 36
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 24
  • AusstellungsregaleAnz. 12
  • KarteikästenAnz. 24
  • Schreibtisch-OrganizerAnz. 12

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • StandetikettenAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 40
  • GirlandenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • ScherenAnz. 6
  • KlebebandhalterAnz. 4
  • StaubsaugerAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 4
  • KleingeldschalenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HanddesinfektionsständerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Tischanzahl spätestens eine Woche vor dem Markt. Erst dann lassen sich Lageplan und Verkäuferaufstellung zuverlässig erstellen, besonders wenn einzelne Anbieter mehrere Tische benötigen.
  • Veröffentliche Besucherinformationen nicht erst am Vortag. Nenne mindestens eine Woche vorher Öffnungszeit, Anfahrt und wichtige Hinweise, damit Rückfragen und verspätete Verkäuferanmeldungen abnehmen.
  • Plane für den Anmeldetisch einen festen Platz nahe dem Eingang ein und lege Namensschilder, Standetiketten sowie eine aktuelle Anmeldeliste gemeinsam bereit. So findest du am Markttag alles innerhalb weniger Minuten.
  • Kühle Getränke erst kurz vor dem Öffnen und prüfe vorher, ob Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher an den vorgesehenen Anschlüssen stehen können. Verlängerungskabel und LED-Lampen werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
  • Öffne die Location mindestens zwei Stunden vor dem Einlass. Tische, Stühle, Beleuchtung und Wegweiser brauchen mehr Zeit als erwartet, und Verkäufer sollten nicht warten müssen, während noch der Lageplan gesucht wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Postkartenmarkt organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Standortreservierung und Genehmigungsprüfung. Verkäufer solltest du etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin einladen, damit Anmeldungen und eine Warteliste noch Zeit haben.
Wie viele Tische braucht ein Postkartenmarkt?
Die benötigte Tischzahl ergibt sich aus den bestätigten Anmeldungen und dem Platzbedarf pro Verkäufer. Frage deshalb bei der Anmeldung nach der gewünschten Tischanzahl und bestätige die Gesamtzahl spätestens sieben Tage vor dem Markt.
Wann sollte der Lageplan für den Postkartenmarkt fertig sein?
Erstelle den Lageplan, sobald die Tischanzahl und die Verkäuferliste weitgehend feststehen, idealerweise fünf bis sieben Tage vorher. Schicke die Aufstellung zusammen mit den Bestätigungen, damit jeder Verkäufer seinen Stand schnell findet.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Postkartenmarkts?
Plane mindestens zwei Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen eher drei. Darin enthalten sind Tische, Stühle, Beleuchtung, Wegweiser, Anmeldetisch und die Einweisung der Verkäufer.

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