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Polizeimesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Polizeimesse braucht mehr als Einladungen und Messestände. Du koordinierst Aussteller, Anmeldungen, Standflächen, Programm, Catering, Technik und den Einlass in einer festen Reihenfolge. Besonders häufig fehlen kurz vor Beginn Namensschilder, Parkhinweise, gekühlte Getränke oder ein geprüfter Lageplan. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zur Kontrolle von Eingängen, Böden, Tischen und Stühlen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Besucherliste prüfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Route- und Parkschilder erstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingänge kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Standmaterialien bereitstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Demonstrationsbereich freihalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse und Registrierung schließen

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    5 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Bestände zählen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 110
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 8
  • StandwändeAnz. 18
  • KleiderständerAnz. 4
  • KlappischeAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • DruckerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • BildschirmeAnz. 4
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • MikrofoneAnz. 2
  • LaptoplautsprecherAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 6
  • BatterienAnz. 24
  • KabeltrommelnAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

  • PolizeifahnenAnz. 6
  • Niederländische FlaggenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 24
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpenAnz. 2
  • PflanzenAnz. 8
  • Dekorative AbsperrbänderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AschenbecherAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Beschilderung

  • StandnummernAnz. 24
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • PläneAnz. 250
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 250
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 6
  • StifteAnz. 40
  • StifteAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 20
  • KlebebandAnz. 8
  • SchereAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilAnz. 4
  • LaminierhüllenAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 12
  • ProspekthalterAnz. 24
  • AnmeldeformulareAnz. 300
  • FeedbackkartenAnz. 250
  • Polizeimesse-BannerAnz. 2
  • UmkleideraumschildAnz. 2
  • ToilettenschilderAnz. 6

Sicherheit

  • AbsperrpfostenAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 6
  • Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4

Tipps

  • Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Plane danach den Lageplan und sende jedem Aussteller rechtzeitig die Informationen zu Standplatz, Aufbau und Anreise.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und übermittle die Gesamtzahlen gesammelt an das Catering. Eine Nachmeldung am Veranstaltungstag führt sonst schnell zu fehlenden Portionen.
  • Bereite Namensschilder und Besucherliste spätestens am Vortag vor. Prüfe dabei Schreibweise, Ausstellerstatus und die Zahl der erwarteten Gäste, bevor die Registrierung öffnet.
  • Teste Laptop, Tablets, Drucker, Bildschirme, Projektor und Mikrofone vor dem Einlass. Lege außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Batterien und Powerbanks an einem gekennzeichneten Technikpunkt bereit.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Öffnen der Location. Stelle sie mehrere Stunden vorher bereit und kontrolliere beim Aufbau zusätzlich Eingänge, Boden, Parkschilder, Tische, Stühle und die Registrierungstheke.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Polizeimesse planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und den ersten Einladungen. Für Standanmeldungen, Standaufteilung, Catering und Technik bleiben dann mehrere Wochen für Änderungen.
Wann sollten die Einladungen zur Polizeimesse verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 bis 4 Wochen. So kannst du Aussteller registrieren, Ernährungswünsche erfassen und die Standflächen verbindlich planen.
Wie viel Catering und Getränke braucht man für eine Polizeimesse?
Plane die Cateringmenge anhand der bestätigten Besucherliste und rechne bei einem mehrstündigen Termin mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person im ersten Veranstaltungsabschnitt. Bestelle mit einer Reserve von rund 10 Prozent, sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind.
Was muss am Tag der Polizeimesse zuerst erledigt werden?
Öffne die Location mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Boden und Eingänge, stelle anschließend Mobiliar und Registrierung auf und prüfe danach Technik, Beschilderung, Catering und gekühlte Getränke.

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