Organiser un stand de police sans rien oublier

Un stand de police demande une coordination précise entre les exposants, l’accueil du public et l’installation sur place. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Le plan des stands, le programme et les réservations doivent être finalisés avant la préparation du matériel. Cette checklist suit l’ordre pratique des démarches, jusqu’à l’ouverture du lieu et l’installation des tables et des chaises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
Créer le plan
Élaborer le programme
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Commander des boissons
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et les entrées
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réserver l’espace de démonstration
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 110
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 18
Portants à vêtementsqté 4
Tables pliantesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Pilesqté 24
Rallonges à enrouleurqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Bannières de la policeqté 6
Drapeaux néerlandaisqté 4
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Plantesqté 8
Rubans de balisage décoratifsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 30
Poubellesqté 12
Cendriersqté 4

Catering

Courses

Signalétique

Numéros de standqté 24
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 250
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Serre-câblesqté 200
Cordeqté 4
Pochettes à plastifierqté 100
Presse-papiersqté 12
Présentoirs à brochuresqté 24
Formulaires d'inscriptionqté 300
Cartes de feedbackqté 250
Bannière du salon de la policeqté 2
Panneau de vestiaireqté 2
Panneaux de toilettesqté 6

Sécurité

Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 6
Sacs de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévois une date limite claire pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires des exposants.
Fais le plan des stands avant de commander ou déplacer le mobilier. Vérifie que chaque emplacement peut accueillir ses tables, panneaux, portants et branchements sans bloquer les entrées.
Envoie aux exposants les informations pratiques plusieurs jours avant l’événement : horaires, emplacement, accès, stationnement, matériel fourni et coordonnées de l’équipe organisatrice.
Contrôle le matériel la veille plutôt que le matin même. Teste les ordinateurs, tablettes, imprimantes, écrans, projecteur, microphones, rallonges et multiprises, puis recharge les batteries externes.
Prépare l’accueil avant l’ouverture du lieu : badges nominatifs imprimés, liste des participants, comptoir d’inscription, panneaux d’itinéraire et de stationnement. Refroidis les boissons et installe le service traiteur avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un stand de police ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’inviter les exposants, d’ouvrir les inscriptions, de traiter les réponses et de réserver la restauration et le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Fixe la clôture des inscriptions environ 2 à 3 semaines avant afin de finaliser le plan des stands.
Que faut-il vérifier la veille d’un stand de police ?: Vérifie le mobilier, les badges, la liste des participants, les équipements électriques et audiovisuels, les rallonges, les piles et les batteries. Refroidis aussi les boissons et prépare le matériel traiteur la veille si les conditions de conservation le permettent.
Quand installer les tables et les chaises ?: Installe le mobilier après avoir vérifié le sol, les entrées et les accès, généralement le matin de l’événement ou la veille si le lieu est disponible. Garde ensuite assez de temps pour contrôler les branchements, les panneaux et le comptoir d’inscription avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.