Politiebeurs organiseren: checklist en planning

Een politiebeurs vraagt om meer dan tafels en stands klaarzetten. Je moet standhouders tijdig uitnodigen, aanmeldingen verwerken, de indeling vastleggen en techniek per stand controleren. Begin met datum en locatie, werk daarna naar registratie, programma en catering toe. Plan de laatste controle vóór opening: bezoekerslijst, naamkaartjes, routeborden, portofoons, microfoons en stroomvoorziening liggen dan op hun plek. Zo voorkom je dat standhouders of bezoekers op de dag zelf moeten wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling vastleggen
2 personen
Plattegrond maken
Programma opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Dranken bestellen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entrees controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Demonstratieruimte vrijhouden
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Kassa en registratie afsluiten
2 personen
Eten en drinken veilig opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 110
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 18
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Microfoonsaantal 2
Laptopspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 6
Batterijenaantal 24
Kabelhaspelsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Politiebanierenaantal 6
Nederlandse vlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Plantenaantal 8
Decoratieve afzetlintenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12
Asbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Signalisatie

Standnummersaantal 24
Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 250
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Kabelbindersaantal 200
Touwaantal 4
Lamineerhoezenaantal 100
Clipboardsaantal 12
Folderhoudersaantal 24
Inschrijfformulierenaantal 300
Feedbackkaartenaantal 250
Politiebeursbanneraantal 2
Kleedkamerbordaantal 2
Toiletbordjesaantal 6

Veiligheid

Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 6
EHBO-tassenaantal 2
Brandblussersaantal 4

Tips

Leg de standindeling vast zodra de standhouders geregistreerd zijn. Maak daarna een plattegrond met looproutes, registratiebalie, catering en eventuele schermen of projectie, zodat je opbouw niet opnieuw hoeft te schuiven.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal door voordat je catering en dranken bestelt. Houd daarnaast rekening met extra kopjes, glazen, borden en bestek voor medewerkers en standhouders.
Test laptop, tablets, printers, beeldschermen, projector en microfoons vóór de beursdag. Tel per techniekplek de verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en batterijen na; één ontbrekende aansluiting kan een hele stand stilleggen.
Maak naamkaartjes en de bezoekerslijst niet pas tijdens de ontvangst. Controleer beide op de laatste werkdag en leg registratiebalie, laptop, printer en reservepapier samen klaar.
Plan de opbouw met een vast controlemoment vóór opening. Controleer vloer en entrees, plaats route- en parkeerborden, koel de dranken en laat één coördinator met portofoon de laatste ronde doen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een politiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen voor standhouders. Open het aanmeldformulier direct daarna, zodat je uiterlijk 3 weken voor de beurs de indeling, catering en techniek kunt vastleggen.
Wanneer moet ik standhouders voor een politiebeurs uitnodigen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de beurs. Geef geregistreerde standhouders uiterlijk 2 weken vooraf de plattegrond, het programma, praktische informatie en de aankomsttijd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een politiebeurs?: Reken minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, standwanden, registratie en techniek. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een laatste controle van entrees, bewegwijzering, catering, stroom en audiovisuele apparatuur.
Wanneer moet ik de catering voor een politiebeurs bestellen?: Bestel de catering 2 tot 3 weken vooraf op basis van de bevestigde bezoekers- en standhouderslijst. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.