Was du für einen Poetry-Abend brauchst

Für einen Poetry-Abend brauchst du mehr als Getränke und ein Mikrofon. Neben Gläsern, Tassen und Tellern müssen auch Tonanlage, Sitzplätze und ein klar erkennbarer Bühnenbereich bereitstehen. Plane die Mengen nach der endgültigen Anmeldung und prüfe technische Anforderungen der Vortragenden spätestens einige Tage vorher. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, fehlende Ausstattung früh zu erkennen und den Raum rechtzeitig vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
Rednertisch
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 90
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
HDMI-Kabel

Beleuchtung

LED-AmbientelampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

GedichtplakateAnz. 12
TischläuferAnz. 8
VasenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 6
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierplattenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 8 Säcke
- Baguettes - 12 Stück
- Miniquiches - 120 Stück
- Miniherzhafte Häppchen - 120 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Brie - 4 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Herzhafte Aufstriche - 4 Becher
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 4 Gläser
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 300 Stück
- Papierhandtücher - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 6 Rollen

Tipps

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser für die Vortragenden bereit. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein.
Plane für jede angemeldete Person einen Sitzplatz und zusätzlich zwei bis vier freie Stühle für kurzfristige Gäste ein. Ein Rednertisch und ein Hocker auf der Bühne verhindern unnötige Unterbrechungen.
Prüfe mindestens eine Woche vorher, ob Funkmikrofone, aktive Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer verfügbar sind. Reserviere Ersatztechnik, wenn mehrere Lesungen ohne Umbau aufeinanderfolgen.
Halte pro 10 bis 15 Gäste mindestens eine Servierschale und eine Servierzange bereit. Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck sollten für mindestens 20 Prozent mehr Personen vorhanden sein als endgültig angemeldet sind.
Bringe Wegweiser, Namensschilder, Klebeband und Scheren spätestens am Veranstaltungstag mit. Gedichtplakate, Tischläufer und Blumenarrangements erst nach dem Aufbau der Tische und des Bühnenbereichs platzieren.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Poetry-Abend?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Für Vortragende und Helfer solltest du zusätzlich mindestens zwei alkoholfreie Getränke pro Person zurücklegen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Poetry-Abend?: Stelle für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl auf und ergänze zwei bis vier Reserveplätze. Bei 40 angemeldeten Gästen sind damit 42 bis 44 Stühle sinnvoll.
Wann sollte ich die Technik für den Poetry-Abend organisieren?: Reserviere Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel mindestens eine Woche vorher. Führe am Veranstaltungstag spätestens 60 Minuten vor dem Einlass einen vollständigen Soundcheck durch.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Poetry-Abend?: Plane Gläser, Tassen, Teller, Gabeln und Kaffeelöffel für die endgültige Gästezahl plus 20 Prozent. Bei 50 Gästen brauchst du also mindestens 60 Stück je Geschirrart, sofern alles gleichzeitig benutzt wird.

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