So organisierst du ein Podiumsgespräch

Ein Podiumsgespräch steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Zuerst Raum und Teilnehmer festlegen, danach Fragen, Ablauf und Moderation abstimmen. Plane die Anmeldung so, dass Ernährungswünsche und Bestätigungen nicht kurz vor Beginn untergehen. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Sitzplätzen auch einen Registrierungstisch, Namensschilder, Getränke und sichtbare Wegweiser. Dieses Vorgehen hilft dir, typische Engpässe bei Technik, Catering und Zeitplanung früh zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladung erstellen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Anmeldungen bestätigen
8
Diskussionsfragen festlegen
2 Personen
9
Programm und Zeitplan erstellen
10
Moderator briefen
2 Personen
11
Protokollführer bestimmen
12
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
13
Einkaufsliste erstellen
14
Benötigtes Material einkaufen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Materialien prüfen
2 Personen
17
Agenda und Fragen ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
19
Getränke kalt stellen
2 Personen
20
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Buffet vorbereiten
3 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Tische eindecken
3 Personen
25
Flipcharts aufstellen
2 Personen
26
Namensschilder auslegen
2 Personen
27
Beschilderung anbringen
2 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Raum und Ausstattung kontrollieren
2 Personen

Event

30
Teilnehmende empfangen
3 Personen
31
Namensschilder verteilen
2 Personen
32
Eröffnung betreuen
33
Gesprächsrunden moderieren
2 Personen
34
Notizen sammeln
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Snacks servieren
3 Personen
38
Pause und Buffet eröffnen
3 Personen
39
Abendgespräch moderieren
2 Personen
40
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
41
Abschluss organisieren
42
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
46
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
47
Raum reinigen
3 Personen
48
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
50
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 36
BuffetischeAnz. 2
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 40
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierbretterAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Küchenwaage
KüchenthermometerAnz. 2

Präsentation

FlipchartsAnz. 3
FlipchartblöckeAnz. 6
StifteAnz. 24
StifteAnz. 40
NotizblöckeAnz. 40
KüchentimerAnz. 3

Dekoration

TischläuferAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
TischnummernAnz. 6
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Raum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe dabei Sitzordnung, Stromanschlüsse, Flipcharts sowie Platz für Registrierung und Buffet.
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig an das Catering weitergeben kannst.
Lege Diskussionsfragen und Zeitplan spätestens 10 Tage vorher fest. Plane pro Themenblock konkrete Minuten ein und gib der Moderation eine schriftliche Fassung mit Fragen und Übergängen.
Bereite am Vortag Namensschilder, Agenda, Fragen, Notizblöcke und Wegweiser vor. Stelle Getränke kalt und prüfe Verlängerungskabel, Kaffeemaschine, Flipcharts und Stifte, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Plane für die Ankunft mindestens 30 Minuten Aufbauzeit ein: Registrierungstisch, Tische und Stühle, Buffet, Kaffee und Tee sowie Wasser sollten vor Beginn vollständig bereitstehen. Bestimme außerdem eine Person für das Protokoll, damit die Moderation nicht nebenbei mitschreiben muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Podiumsgespräch organisieren?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Teilnehmern und Termin. Fragen, Ablauf und Moderation sollten spätestens 10 Tage vor dem Gespräch feststehen.
Wie viele Diskussionsfragen braucht ein Podiumsgespräch?: Plane ungefähr 5 bis 8 Hauptfragen für ein Gespräch von 60 bis 90 Minuten. Halte zusätzlich 2 bis 3 Nachfragen bereit, falls einzelne Antworten kurz ausfallen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Podiumsgespräch verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine verbindliche Rückmeldefrist 7 Tage vor dem Termin. So kannst du Plätze, Namensschilder, Getränke und Catering passend vorbereiten.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?: Rechne mit mindestens 30 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Buffet, Getränke und Präsentationsmaterial. Bei zusätzlicher Technik oder einem großen Raum sind 60 Minuten realistischer.

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