Zo organiseer je een rondetafelgesprek dat op tijd begint

Begin met het doel van het gesprek en het aantal deelnemers; dat bepaalt de locatie, tafelopstelling en duur. Regel daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen voordat je het programma definitief maakt. Wijs één moderator en één notulist aan en leg per onderwerp een duidelijke vraag vast. De laatste voorbereidingen draaien om naamkaartjes, agenda’s, flipcharts, catering en een zaal die minstens 30 minuten vóór ontvangst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodiging opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Discussievragen vaststellen
2 personen
9
Programma en tijdschema maken
10
Moderator briefen
2 personen
11
Notulist aanwijzen
12
Cateringmenu samenstellen
2 personen
13
Boodschappenlijst maken
14
Benodigdheden inkopen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Agenda en vragen afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Buffet voorbereiden
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels indekken
3 personen
25
Flipcharts klaarzetten
2 personen
26
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Ruimte en apparatuur controleren
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
32
Opening verzorgen
33
Gespreksrondes begeleiden
2 personen
34
Aantekeningen verzamelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Pauze en buffet openen
3 personen
39
Avondgesprek begeleiden
2 personen
40
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
41
Afsluiting verzorgen
42
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

43
Eten en dranken opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
46
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Materialen controleren en inpakken
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Keukenweegschaal
Keukenthermometeraantal 2

Presentatie

Flipchartsaantal 3
Flipchartblokkenaantal 6
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Keukenwekkersaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 6
Bewegwijzeringsbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per bespreekpunt een vaste tijd en houd 10 tot 15 minuten aan het einde vrij voor conclusies en vervolgstappen. Zonder die buffer loopt vooral het laatste onderwerp uit.
Brief de moderator uiterlijk 2 dagen vooraf met het doel, de vragen en de gewenste uitkomst. Spreek ook af wie deelnemers onderbreekt en wie openstaande punten noteert.
Sluit aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor het gesprek, zodat je dieetwensen, naamkaartjes, stoelen en catering niet op de ochtend zelf hoeft te wijzigen.
Zet water op tafel en bereid koffie en thee vóór de ontvangst. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of er genoeg glazen, kopjes en kannen zijn.
Doe de materiaalcontrole minimaal 1 dag vooraf: test flipcharts, stiften, verlengsnoeren en stekkerdozen en leg agenda’s, vragen, pennen en notitieblokken per deelnemer klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een rondetafelgesprek meestal?: Plan meestal 90 tot 120 minuten voor het gesprek zelf. Trek daarnaast 30 minuten uit voor ontvangst en opstelling, en houd 10 tot 15 minuten over voor conclusies en afspraken.
Hoeveel deelnemers zijn geschikt voor een rondetafelgesprek?: Met 6 tot 12 deelnemers blijft iedereen meestal aan het woord zonder lange wachttijden. Bij meer dan 12 deelnemers heb je extra moderatie nodig of moet je de groep opdelen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een rondetafelgesprek versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor de bijeenkomst, zodat je catering, dieetwensen en tafelindeling kunt vastleggen.
Wanneer moet de zaal klaar zijn voor een rondetafelgesprek?: Zorg dat tafels, stoelen, registratie en presentatiematerialen minstens 30 minuten vóór ontvangst klaarstaan. Zet dranken koud en koffie en thee uiterlijk 15 minuten voor de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.