Eine Platten-Tauschbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Platten-Tauschbörse entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Verkäufer und Besucher schnell zurechtkommen. Kläre zuerst Termin, Ort und Tauschbörsenregeln, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Verkäuferaufteilung, Tischplan und Beschilderung. Plane außerdem genug Zeit für Bargeld, Hörstationen, Stromkabel und den Aufbau ein: Viele Probleme entstehen, wenn diese Details erst am Veranstaltungstag auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Messeregeln aufstellen
2 Personen
- 3
Verkäuferformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Messe online ankündigen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Verkäufer einteilen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering bestellen
- 10
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 11
Tischnummern erstellen
- 12
Beschilderung vorbereiten
- 13
Aussteller bestätigen
- 14
Bargeldwechsel organisieren
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Geräte testen
2 Personen
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 19
Saal kontrollieren
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
4 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Tischdecken auslegen
2 Personen
- 23
Verkaufsschilder aufstellen
2 Personen
- 24
Hörstationen anschließen
2 Personen
- 25
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
- 26
Infotisch einrichten
2 Personen
- 27
Catering bereitstellen
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
- 30
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 31
Besucher begrüßen
3 Personen
- 32
Einlass registrieren
2 Personen
- 33
Informationen bereitstellen
- 34
Getränke servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Snacks auffüllen
- 37
Hörstationen kontrollieren
- 38
Abfall sammeln
- 39
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 42
Hörstationen abkoppeln
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Müll entsorgen
2 Personen
- 45
Saal reinigen
3 Personen
- 46
Materialien zählen und lagern
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 48
Verkäufer über Fundstücke informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 20
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 20
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- PlattenspielerAnz. 2
- KopfhörerAnz. 4
- KopfhörerverstärkerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- BatterielampenAnz. 6
- KassenboxenAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
- TelefonladegeräteAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
- KaraffenAnz. 4
Dekoration
- MessebannerAnz. 2
- TischnummernAnz. 20
- NamensschilderAnz. 40
- ArmbänderAnz. 150
- WegweiserAnz. 10
Büro
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- SchreibpapierAnz. 2
- PreisetikettenAnz. 500
- UmschlägeAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Regeln fest, bevor das Verkäuferformular online geht. Frage dort ab, wie viele Platten ein Anbieter mitbringt und ob besondere Ernährungswünsche vorliegen.
- Bestätige Verkäufer spätestens 7 Tage vorher und teile ihnen Tisch- und Standnummern mit. So kannst du die Tische einteilen und die Tischnummern rechtzeitig vorbereiten.
- Plane für jede Hörstation einen Plattenspieler, Kopfhörer und einen Kopfhörerverstärker ein. Teste alle Geräte am Vortag und sichere Verlängerungskabel so, dass niemand darüber stolpert.
- Bereite die Kasse mit Wechselgeld, Kassenboxen und Taschenrechnern vor. Zwei Kassen sind sinnvoll, wenn viele Verkäufe gleichzeitig stattfinden oder der Eintritt und die Verkäufe getrennt abgerechnet werden.
- Sei mindestens 2 Stunden vor dem Einlass vor Ort. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, lege Tischdecken aus, bringe Wegweiser und Verkaufsschilder an und kontrolliere danach Saal, Strom und Lieferungen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Platten-Tauschbörse planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher. In der ersten Woche sollten Termin, Ort und Regeln feststehen; spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten die Verkäufer bestätigt und eingeteilt sein.
- Wie viele Hörstationen braucht eine Platten-Tauschbörse?
- Als Richtwert reicht eine Hörstation pro 15 bis 20 Verkäufer. Bei 40 Verkäufern sind also 2 bis 3 Stationen sinnvoll, damit sich keine langen Warteschlangen bilden.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Platten-Tauschbörse?
- Plane pro Kassenbox etwa 80 bis 120 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich, ob genug Taschenrechner, Kassenbelege und Ladegeräte bereitliegen.
- Wann sollte der Aufbau beginnen?
- Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, bei vielen Tischen besser 3 Stunden vorher. Rechne für Tische, Stühle, Tischdecken, Beschilderung und Hörstationen zusammen etwa 90 Minuten ein; die restliche Zeit dient der Kontrolle.
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