Zo organiseer je een platenruilbeurs

Begin met de datum, locatie en beursregels voordat je verkopers uitnodigt. Leg daarna vast hoeveel tafels beschikbaar zijn, hoe deelnemers zich aanmelden en hoe je platen veilig kunnen beluisteren. Reserveer tijd voor de plattegrond, tafelnummers en bewegwijzering; bezoekers moeten snel zien waar ze moeten zijn. Op de dag zelf draait veel om een vroege opbouw, geteste apparatuur en veilige stroomkabels. Met dit plan houd je ook catering, wisselgeld en verkoperscommunicatie bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursregels opstellen
2 personen
3
Verkopersformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Beurs online aankondigen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Verkopers indelen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Plattegrond uitwerken
2 personen
11
Tafelnummers maken
12
Bewegwijzering voorbereiden
13
Verkopers bevestigen
14
Contant wisselgeld regelen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Leveringen aannemen
2 personen
19
Zaal controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Tafelkleden neerleggen
2 personen
23
Verkopersborden plaatsen
2 personen
24
Luisterstations aansluiten
2 personen
25
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Catering klaarzetten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

30
Verkopers ontvangen
3 personen
31
Bezoekers verwelkomen
3 personen
32
Entree registreren
2 personen
33
Informatie verstrekken
34
Dranken serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Hapjes aanvullen
37
Luisterstations controleren
38
Afval verzamelen
39
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

40
Verkopers laten afbouwen
3 personen
41
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
42
Luisterstations afkoppelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval wegbrengen
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Materialen tellen en opslaan
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Verkopers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 20
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 20
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Platenspelersaantal 2
Koptelefoonsaantal 4
Hoofdtelefoonversterkersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Batterijlampenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Telefoonladersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 2
Tafelnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 150
Pijlbordenaantal 10

Kantoor

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfpapieraantal 2
Prijsstickersaantal 500
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur verkopers uiterlijk twee tot drie weken vooraf het formulier met de beursregels, beschikbare tafelruimte en uiterste aanmelddatum. Zo kun je de indeling maken voordat je tafelnummers en verkopersborden voorbereidt.
Plan luisterstations niet pas tijdens de opbouw. Test platenspelers, koptelefoons en hoofdtelefoonversterkers vooraf en leg per station een stekkerdoos en verlengkabel klaar.
Maak de plattegrond op basis van de beschikbare klaptafels en loopruimte. Zet tafelnummers en pijlborden vóór opening neer, zodat verkopers niet tijdens de ontvangst nog naar hun plek hoeven te zoeken.
Regel contant wisselgeld vóór de beursdag en verdeel het over kassaboxen. Neem ook rekenmachines en telefoonladers mee; betalingen en prijsafspraken lopen anders snel vast bij drukte.
Open de locatie minstens twee uur voor bezoekers binnenkomen. Gebruik het eerste uur voor tafels, stoelen en tafelkleden, en houd daarna tijd over voor leveringen, luisterstations, catering en een laatste zaalcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenruilbeurs organiseren?: Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met datum, locatie en beursregels. Verstuur de uitnodigingen en het verkopersformulier daarna uiterlijk drie weken voor de beurs, zodat je aanmeldingen en de tafelindeling op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een platenruilbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de afgesproken tafelruimte. Reken per verkoper minimaal één klaptafel en reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra ruimte of tafels voor luisterstations, ontvangst en onvoorziene aanmeldingen.
Hoe richt ik luisterstations op een platenruilbeurs in?: Zet elk station op een vaste plek met een platenspeler, hoofdtelefoonversterker en koptelefoon. Test alle stations vóór opening en leg stroomkabels langs randen of vast op de vloer; plan hiervoor minstens 30 minuten controle- en opruimtijd.
Hoeveel wisselgeld moet ik regelen voor een platenruilbeurs?: Maak vooraf een inschatting van het aantal verkopers en contante betalingen en verdeel het wisselgeld over de kassaboxen. Zorg dat elke kassa vóór opening klaarstaat en controleer de inhoud opnieuw tijdens de laatste zaalcontrole, ongeveer 30 minuten voor bezoekers komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.