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Pfingstgottesdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pfingstgottesdienst braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein Programm. Neben Liturgie und Liedern müssen Sprecher, Musiker und freiwillige Helfer rechtzeitig feststehen. Auch Anmeldungen, Kinderprogramm, Technik und die Bewirtung gehören in einen festen Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminabsprache bis zu gekühlten Getränken, gedruckten Unterlagen und einem vorbereiteten Gemeindesaal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    3 Personen

  • Gemeindesaal reservieren

  • Gemeindesaal reservieren

  • Sprecher bestätigen

  • Musiker bestätigen

    2 Personen

  • Kinderprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Liturgie und Lieder auswählen

    3 Personen

  • Redner um Fürbitten bitten

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kinderanmeldungen bearbeiten

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Tischdekoration festlegen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Liturgien drucken

    2 Personen

  • Liedtexte ausdrucken

    2 Personen

  • Arbeitsblätter für Kinder ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Kirchensaal reinigen

    3 Personen

  • Gemeindesaal reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikinstrumente aufstellen

    3 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kinder registrieren

    2 Personen

  • Pfingstgottesdienst begleiten

    5 Personen

  • Musik organisieren

    4 Personen

  • Kinderprogramm begleiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Gemeindegesang begleiten

    4 Personen

  • Zeugenaussagen moderieren

    2 Personen

  • Abendprogramm abschließen

    3 Personen

  • Verabschiedung der Gäste

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische abbauen

    4 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Räume staubsaugen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Ausgaben sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 3
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • KinderhochstühleAnz. 8
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SchalenAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • MesserAnz. 110
  • GabelnAnz. 110
  • LöffelAnz. 110
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 15
  • ServierschalenAnz. 15
  • Dessert-ServierplattenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • InduktionsplattenAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • Beamer
  • NotenständerAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • TischlampenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • PfingstbannerAnz. 4
  • PapiergirlandenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • SpeisekartenAnz. 100
  • KerzenAnz. 24
  • KerzenhalterAnz. 12

Kinderaktivitäten

  • BuntstifteAnz. 12
  • FilzstifteAnz. 12
  • ZeichenpapierAnz. 150
  • KinderschürzenAnz. 12
  • KinderbibelnAnz. 15
  • BastelmattenAnz. 6

Registrierung

  • AnmeldeformulareAnz. 120
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • Kassenschachtel
  • Kinder-ArmbänderAnz. 100

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 24

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleiben genügend Zeit für die Reservierung des Gemeindesaals sowie für die Zusagen von Sprecher und Musikern.
  • Öffne die Anmeldung etwa 4 Wochen vor dem Gottesdienst und erfasse dabei Erwachsene, Kinder und Ernährungswünsche getrennt. Die endgültigen Cateringmengen lassen sich meist 7 bis 10 Tage vorher berechnen.
  • Plane das Kinderprogramm nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite Arbeitsblätter und benötigte Sitzplätze, Kinderhochstühle oder Hocker spätestens in der letzten Vorbereitungswoche vor.
  • Teste Mikrofone, Lautsprecher und sonstige Technik 3 bis 5 Tage vorher im Gemeindesaal. Drucke Liturgien, Liedtexte und Fürbitten nicht erst am Morgen, sondern mindestens 2 Tage vor Beginn.
  • Kühle Getränke am Vortag und prüfe am selben Tag, ob Tische, Buffetische, Geschirr, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Servierutensilien vollständig bereitstehen. Getränke in Kühlboxen oder Eiswürfelbehältern bleiben während Aufbau und Gottesdienst leichter kalt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pfingstgottesdienst planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Sprecher, Musiker und freiwillige Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Gottesdienst bestätigt sein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Pfingstgottesdienst öffnen?
Öffne die Anmeldung etwa 4 Wochen vorher. Schließe sie 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit du Teilnehmerzahl, Kinder, Ernährungswünsche und Cateringmengen rechtzeitig auswerten kannst.
Wann muss die Technik für den Pfingstgottesdienst getestet werden?
Teste die Technik 3 bis 5 Tage vor dem Gottesdienst im tatsächlichen Raum. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Kabelprüfung und einen kurzen Probelauf ein.
Was muss man für die Bewirtung beim Pfingstgottesdienst vorbereiten?
Bereite Tische, Buffetische, Teller, Besteck, Gläser, Servierschalen sowie Kaffee- und Heißwassergeräte vor. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; die endgültigen Mengen legst du 7 bis 10 Tage vorher anhand der Anmeldungen fest.

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