So organisierst du einen Perlen-Workshop
Bei einem Perlen-Workshop müssen Kreativmaterial, Arbeitsplätze und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Termin und Raum, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, stellst Perlensets zusammen und bereitest Arbeitsblätter vor. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege: Empfang, Anwesenheit, Erklärung und fertige Arbeitsplätze sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden vorbereitet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Workshopdatum bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Workshopprogramm ausarbeiten
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 8
Perlenmaterial bestellen
- 9
Catering bestellen
- 10
Bestand prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Perlensets zusammenstellen
2 Personen
- 13
Arbeitsblätter vorbereiten
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 16
Raum lüften
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
- 20
Materialien bereitlegen
3 Personen
- 21
Buffet und Getränketisch einrichten
2 Personen
- 22
Informationsschild aufhängen
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
- 25
Workshop erklären
- 26
Perlen-Techniken demonstrieren
- 27
Teilnehmende betreuen
3 Personen
- 28
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Werkstücke fotografieren
- 31
Abschluss und Dank aussprechen
Nachbereitung
- 32
Restmaterialien sammeln
2 Personen
- 33
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 34
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 35
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 36
Raum reinigen
2 Personen
- 37
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 38
Geliehene Sachen zurückgeben
- 39
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Buffet-Tisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 35
- WassergläserAnz. 35
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServierlöffelAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- SchälchenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 4
Workshopmaterial
- PerlensortimenteAnz. 30
- GummibandAnz. 10
- StahldrahtAnz. 10
- SchmuckklammernAnz. 100
- VerschlüsseAnz. 60
- KettelstifteAnz. 100
- AnhängerAnz. 150
- PerlenbecherAnz. 120
- FlechtmattenAnz. 30
- SchneidezangenAnz. 15
- KombizangenAnz. 15
- FlachzangenAnz. 15
- MessbänderAnz. 10
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ArbeitsblätterAnz. 35
- NamensschilderAnz. 35
- StifteAnz. 35
- SchürzenAnz. 30
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Staubsauger
- Besen und Kehrblech
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und prüfe mindestens 2 bis 3 Wochen vorher, ob genügend Arbeitstische, Stühle und Stromanschlüsse vorhanden sind. Verlängerungskabel werden bei Wasserkocher und Kaffeemaschine häufig vergessen.
- Bestelle Perlenmaterial erst nach dem Anmeldeschluss in der passenden Menge. Plane pro Person ein vollständiges Perlenset und zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatz für beschädigte oder verlorene Kleinteile ein.
- Sortiere Perlensortimente, Gummiband, Stahldraht, Verschlüsse und Zangen vorab pro Arbeitsplatz. So verlierst du beim Start keine 15 bis 20 Minuten mit dem Verteilen einzelner Materialien.
- Schicke jeder angemeldeten Person spätestens 3 Tage vor dem Workshop eine Bestätigung mit Beginn, Dauer, Anfahrt und Hinweis auf erfasste Ernährungswünsche. Kontrolliere die Teilnehmerzahl dabei noch einmal mit der Cateringbestellung.
- Richte Raum, Buffet und Materialien am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vorher ein. Lüfte den Raum, beschrifte Arbeitsplätze und stelle Informationsschild, Namensschilder sowie die Anwesenheitsliste am Eingang bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Perlen-Workshop planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin und Raum. Die Materialbestellung kann nach dem Anmeldeschluss erfolgen, spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Workshop.
- Wie viel Material braucht man pro Teilnehmer beim Perlen-Workshop?
- Plane pro Person ein vollständiges Perlenset mit Perlen, Gummiband oder Stahldraht, Verschluss und passenden Schmuckklammern ein. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve, besonders bei Kleinteilen und Verbrauchsmaterial.
- Wann sollte man die Einladungen verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher, damit du Material, Plätze und Catering zuverlässig planen kannst.
- Wie lange vorher muss der Raum für einen Perlen-Workshop vorbereitet werden?
- Plane mindestens 60 Minuten für Lüften, Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Material und Buffet ein. Bei einem neuen Veranstaltungsort sind 90 Minuten sinnvoll, weil Strom, Raumaufteilung und fehlende Ausstattung erst geprüft werden müssen.
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