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Perlen-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Perlen-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Perlen und Werkzeuge. Du musst früh einen passenden Raum sichern, das Programm planen und die Anmeldungen samt Ernährungswünschen im Blick behalten. Bestelle das Material rechtzeitig und stelle für jede Person ein vollständiges Perlenset zusammen. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Arbeitsplatz, gut sortierte Materialien und ein Empfang, bei dem Anwesenheit und Namensschilder sofort erledigt sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopdatum bestätigen

  • Location reservieren

  • Workshopprogramm ausarbeiten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Perlenmaterial bestellen

  • Catering bestellen

  • Bestand prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Perlensets zusammenstellen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

  • Namensschilder erstellen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    3 Personen

  • Materialien bereitlegen

    3 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Informationsschild aufhängen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Workshop erklären

  • Perlen-Techniken demonstrieren

  • Teilnehmende betreuen

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Werkstücke fotografieren

  • Abschluss und Dank aussprechen

Nachbereitung

  • Restmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • Buffet-Tisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 35
  • WassergläserAnz. 35
  • TellerAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 35
  • ServierlöffelAnz. 4

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • SchälchenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 4

Workshopmaterial

  • PerlensortimenteAnz. 30
  • GummibandAnz. 10
  • StahldrahtAnz. 10
  • SchmuckklammernAnz. 100
  • VerschlüsseAnz. 60
  • KettelstifteAnz. 100
  • AnhängerAnz. 150
  • PerlenbecherAnz. 120
  • FlechtmattenAnz. 30
  • SchneidezangenAnz. 15
  • KombizangenAnz. 15
  • FlachzangenAnz. 15
  • MessbänderAnz. 10
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ArbeitsblätterAnz. 35
  • NamensschilderAnz. 35
  • StifteAnz. 35
  • SchürzenAnz. 30

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 4

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Staubsauger
  • Besen und Kehrblech

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestelle Perlensortimente, Gummiband, Stahldraht, Verschlüsse und Schmuckklammern nicht erst nach dem Anmeldeschluss. Plane die benötigte Menge pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve für Fehlversuche und beschädigtes Material.
  • Prüfe vor dem Packen jedes Werkzeug: Für die Arbeitsplätze brauchst du unter anderem Schneidezangen, Kombizangen und Flachzangen. Lege pro Tisch nur das bereit, was im Programm gebraucht wird, und bewahre Ersatzmaterial separat auf.
  • Plane den Raum vor der Ankunft der Teilnehmenden mit festen Arbeitsplätzen, ausreichend Stühlen und guter Beleuchtung. Lüfte vorher und teste Wasserkocher, Kaffeemaschinen sowie Verlängerungskabel, damit beim Aufbau keine Zeit verloren geht.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Workshop. So kannst du das Catering passend bestellen und musst beim Empfang nicht gleichzeitig Namen, Essen und Material klären.
  • Packe Materialien, Arbeitsblätter, Namensschilder und Beschilderung am Vortag zusammen. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für Tische, Buffet und Getränketisch sowie einen ruhigen Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Perlen-Workshop planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Bestelle das Perlenmaterial spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit Nachbestellungen noch möglich sind.
Wie viel Perlenmaterial brauche ich pro Person?
Stelle für jede angemeldete Person ein eigenes Perlenset zusammen und rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 20 Teilnehmenden solltest du also Material für ungefähr 22 Personen einplanen.
Wann sollte ich die Einladungen für den Perlen-Workshop verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Workshop und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 7 Tagen vor dem Termin. Danach kannst du Catering und Sets verbindlich vorbereiten.
Was muss am Tag des Perlen-Workshops zuerst erledigt werden?
Komme mindestens 90 Minuten vor Beginn zum Veranstaltungsort. Lüfte zuerst den Raum, stelle Tische und Stühle auf, richte die Arbeitsplätze ein und bereite anschließend Buffet, Getränke und Empfang vor.

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