Einen Parklauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Parklauf entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Genehmigung, Start- und Zielbereich, Toiletten, Streckensicherheit und Helfer müssen früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Termin, Route und Behördenkontakt, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerdaten und der Einsatzplan. In den letzten Tagen geht es vor allem um Startnummern, Beschilderung, Getränke, Snacks und den Transport zum Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigung für den Parklauf beantragen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Toiletteneinrichtungen reservieren
4
Route im Voraus festlegen
2 Personen
5
Streckensicherheit kontrollieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
12
Freiwilligenplan erstellen
13
Notfallkontakte sammeln
14
Startnummern entwerfen
15
Startnummern drucken
2 Personen
16
Routenkarten ausdrucken
17
Freiwilligenwesten bereitlegen
18
Medizinische Kontaktliste drucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Snacks vorbereiten
3 Personen
22
Startnummern sortieren
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Parkzone freihalten
2 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
28
Zielbogen aufstellen
3 Personen
29
Wegweiser aufstellen
4 Personen
30
Kilometerschilder aufstellen
2 Personen
31
Getränkepunkt aufbauen
3 Personen
32
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
34
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
2 Personen
36
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

37
Anmeldetisch besetzen
3 Personen
38
Startnummern ausgeben
3 Personen
39
Teilnehmer registrieren
2 Personen
40
Gepäck annehmen
2 Personen
41
Startbereich betreuen
2 Personen
42
Begrüßungswort übernehmen
43
Startschuss geben
44
Routeposten besetzen
6 Personen
45
Verkehrspunkte überwachen
4 Personen
46
Teilnehmer anfeuern
4 Personen
47
Wasser verteilen
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Zielerfassung führen
2 Personen
51
Finisher-Medaillen ausgeben
2 Personen
52
Gepäckausgabe organisieren
2 Personen
53
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
2 Personen
54
Musik während der Veranstaltung bereitstellen
55
Durchsagen machen
56
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
57
Preisverleihung betreuen
3 Personen
58
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
59
Publikumsabfall sammeln
3 Personen
60
Route freigeben
2 Personen

Nachbereitung

61
Wegweiser entfernen
4 Personen
62
Kilometerschilder entfernen
2 Personen
63
Zielbogen abbauen
3 Personen
64
Partyzelte abbauen
4 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Kühlboxen leeren
2 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Toiletten kontrollieren
2 Personen
71
Materialien zurückbringen
3 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
74
Teilnehmerfotos teilen
75
Ergebnisse veröffentlichen
76
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 220
SicherheitsnadelnAnz. 500
FinishermedaillenAnz. 220
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
Start- und Zielbogen
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
SchrittzählerAnz. 4
SporttaschenAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
AkkusAnz. 12
MegafoneAnz. 3

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
TelefonladegeräteAnz. 4
TeilnehmerlistenAnz. 6
RoutenpläneAnz. 40

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
Westen für FreiwilligeAnz. 25
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
RegencapesAnz. 25

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
SchneidebretterAnz. 4
KochschürzenAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Start- und ZielbannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10

Reinigung

MüllsäckeAnz. 100
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 6
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung und reserviere Start- und Zielort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei auch Parkflächen, Toiletten und mögliche Einschränkungen auf der Strecke.
Lege die Route vor dem Öffnen der Anmeldung fest und kontrolliere sie mindestens zweimal vor Ort. Prüfe besonders Kreuzungen, Engstellen, unübersichtliche Abschnitte und den Platz für Kilometer- und Wegweiser.
Plane pro 25 bis 30 Teilnehmende mindestens eine eingewiesene helfende Person ein. Sammle Notfallkontakte spätestens 7 Tage vorher und verteile Westen, Funkgeräte sowie die medizinische Kontaktliste vor dem Start.
Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Lauf. Sortiere Startnummern nach Namen oder Startnummernbereich und bereite Sicherheitsnadeln, Routenkarten und Medaillen getrennt für Ausgabe und Zielbereich vor.
Kühle die Getränke am Vortag und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bringe Beschallung, Verlängerungskabel, Akkus, Erste-Hilfe-Koffer und die Streckenabsperrung am Veranstaltungstag gemeinsam mit den übrigen Materialien zum Ort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Parklauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Start- und Zielort, Toiletten und Streckensicherung brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen oder Einkäufe.
Wie viele Helfer braucht man für einen Parklauf?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro 25 bis 30 Teilnehmende ein. Zusätzlich brauchst du feste Verantwortliche für Start, Ziel, Anmeldung, Strecke und Erste Hilfe.
Wann sollte die Anmeldung für einen Parklauf schließen?: Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Lauf. So bleiben Zeit für die Teilnehmerliste, Startnummern, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die Einteilung der Freiwilligen.
Wie viel Verpflegung braucht man bei einem Parklauf?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane Snacks nach der erwarteten Teilnehmerzahl. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt, Snacks am Veranstaltungstag vorbereitet werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.