Zo organiseer je een parkloop zonder losse eindjes

Begin een parkloop niet met de boodschappen, maar met de route, de vergunning en de start- en finishlocatie. Zodra die basis vaststaat, open je de inschrijving en bepaal je hoeveel vrijwilligers, toiletten en materialen nodig zijn. Werk daarna naar een gecontroleerde deelnemerslijst, een duidelijk vrijwilligersrooster en een veiligheidsplan toe. In de laatste dagen draait alles om sorteren, printen, koelen en het op tijd naar het park brengen van de spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning voor parkloop aanvragen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Toiletvoorzieningen reserveren
4
Route vooraf uitzetten
2 personen
5
Routeveiligheid controleren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst controleren
2 personen
12
Vrijwilligersrooster maken
13
Noodcontacten verzamelen
14
Startnummers ontwerpen
15
Startnummers printen
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Vrijwilligershesjes klaarleggen
18
Medische contactlijst printen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Startnummers sorteren
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Parkeerzone vrijhouden
2 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
28
Finishboog plaatsen
3 personen
29
Routepijlen plaatsen
4 personen
30
Kilometerborden plaatsen
2 personen
31
Drankpunt opbouwen
3 personen
32
EHBO-tafel inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Verlichting controleren
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

37
Inschrijftafel bemannen
3 personen
38
Startnummers uitdelen
3 personen
39
Deelnemers registreren
2 personen
40
Bagage innemen
2 personen
41
Startvak begeleiden
2 personen
42
Welkomstwoord verzorgen
43
Startschot geven
44
Routepost bemannen
6 personen
45
Verkeerspunten bewaken
4 personen
46
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
47
Water uitdelen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Finishregistratie bijhouden
2 personen
51
Finishers medailles geven
2 personen
52
Bagage uitgifte verzorgen
2 personen
53
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
54
Muziek tijdens evenement verzorgen
55
Omroepberichten verzorgen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
58
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
59
Publieksafval verzamelen
3 personen
60
Route vrijgeven
2 personen

Nazorg

61
Routepijlen verwijderen
4 personen
62
Kilometerborden verwijderen
2 personen
63
Finishboog afbreken
3 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen legen
2 personen
68
Afval scheiden
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Toiletten nalopen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
74
Deelnemersfoto's delen
75
Uitslagen publiceren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 220
Veiligheidsspeldenaantal 500
Finishermedaillesaantal 220
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 10
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Start- en finishboog
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Stappentellersaantal 4
Sporttassenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare accu'saantal 12
Megafonenaantal 3

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Telefoonopladersaantal 4
Deelnemerslijstenaantal 6
Routekaartenaantal 40

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Hesjes voor vrijwilligersaantal 25
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Regencapesaantal 25

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Snijplankenaantal 4
Koksplessenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Start- en finishbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vergunning, start- en finishlocatie en toiletvoorzieningen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zonder vaste locatie kun je route, capaciteit en praktische informatie voor deelnemers niet betrouwbaar communiceren.
Zet de route ruim vooraf uit en loop haar volledig na. Controleer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen, kilometerborden, afzethekken of verkeerskegels nodig zijn.
Open de inschrijving zodra datum en route vaststaan en sluit de deelnemerslijst op tijd voor de uitvoering. Verzamel tegelijk noodcontacten en dieetwensen, zodat je niet op de dag zelf achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Maak een vrijwilligersrooster met vaste posten voor ontvangst, routebegeleiding, tijdregistratie en eerste hulp. Deel hesjes, portofoons, routekaarten en medische contactlijsten vooraf per post uit; alleen een algemene briefing is meestal niet genoeg.
Plan de laatste praktische ronde voor de dag ervoor: sorteer startnummers, print deelnemers- en routekaarten, koel de dranken en controleer verlengkabels, stekkerdozen, accu's en microfoons. Reserveer op de ochtend zelf tijd voor partytenten, parkeerzone, start- en finishboog en geluidsinstallatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parkloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, locatie en route. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligersrooster, veiligheidscontrole en het verzamelen van noodcontacten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een parkloop?: Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar plan voor elke belangrijke routepost minimaal 1 vrijwilliger en daarnaast mensen voor start, finish, registratie en EHBO. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en houd enkele reservevrijwilligers achter de hand.
Wanneer moet ik de route van een parkloop uitzetten?: Zet de route uiterlijk enkele dagen voor de loop uit en controleer haar nogmaals op de ochtend zelf. Plaats routepijlen en kilometerborden pas nadat je de doorgangen, kruisingen en verkeersveiligheid hebt gecontroleerd.
Wat moet ik de dag voor een parkloop klaarzetten?: Sorteer startnummers, print deelnemerslijsten, routekaarten en medische contactlijsten en leg vrijwilligershesjes en veiligheidsspelden per post klaar. Koel de dranken, laad accu's en portofoons op en controleer of alle materialen naar de locatie kunnen worden vervoerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.