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Checkliste für einen organisierten Ausflug

Ein organisierter Ausflug steht und fällt mit dem Ablauf vor der Abfahrt. Lege zuerst Ziel, Programm und Route fest, reserviere danach Transport, Eintritte und Mittagessen. Sobald die Anmeldungen vorliegen, brauchst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Notfallkontakte an einem Ort. Am Ausflugstag sorgen ein klarer Abfahrtsbereich, Namensaufkleber und eine Anwesenheitskontrolle dafür, dass niemand fehlt oder ohne Informationen losfährt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ausflugsziel und Programm festlegen

    2 Personen

  • Transport reservieren

  • Eintritt und Führung reservieren

  • Restaurant oder Lunch-Location reservieren

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte überprüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste finalisieren

    2 Personen

  • Programm und Route bestätigen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Spediteur und Location nachtelefonieren

  • Mittagessen und Getränkevorrat einkaufen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien und Unterlagen bereitlegen

    2 Personen

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Abfahrtsbereich einrichten

    3 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Gruppeneinteilung erläutern

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Abfahrt kontrollieren

    2 Personen

  • Programm und Sicherheitsregeln erläutern

  • Teilnehmende während des Ausflugs begleiten

    4 Personen

  • Getränke ausgeben

    2 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    3 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

  • Gruppenfoto machen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Anwesenheit für die Rückreise prüfen

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    4 Personen

  • Teilnehmer sicher aussteigen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Müll und übrig gebliebenes Essen einsammeln

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Geschirr reinigen

    2 Personen

  • Abfahrtsort sauber hinterlassen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Ausgaben und Belege verarbeiten

  • Fotos und Informationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klappische TischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 50
  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
  • ServiettenhalterAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16
  • MobiltelefonAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 4
  • Fotokamera

Büro

  • TeilnehmerlistenAnz. 4
  • NotfallkontaktformulareAnz. 45
  • ProgrammflyerAnz. 45
  • RoutenpläneAnz. 45
  • NamensaufkleberAnz. 45
  • StifteAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 6
  • MarkerAnz. 4
  • KlebebandAnz. 2
  • SchreibblöckeAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Wiederverwendbare MüllsäckeAnz. 12
  • KüchenpapierAnz. 4
  • DesinfektionstücherAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 2
  • SpülwannenAnz. 4
  • HandseifeAnz. 2
  • HanddesinfektionsgelAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Transport, Eintritt und Restaurant spätestens 7 Tage vor dem Ausflug noch einmal telefonisch. Prüfe dabei Abfahrtszeit, Treffpunkt, Gruppengröße und mögliche Änderungen.
  • Schicke Programm, Route und Treffpunkt mindestens 3 Tage vorher an alle Teilnehmenden. Nenne außerdem eine Telefonnummer für den Ausflug und eine konkrete Rückmeldefrist.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte vor dem Erstellen der endgültigen Teilnehmerliste. Lege die Liste zusätzlich ausgedruckt am Abfahrtsbereich bereit.
  • Plane für das erste Ausflugsstündchen etwa 0,5 bis 0,75 Liter Getränke pro Person ein und kühle die Getränke spätestens am Vorabend. Lunchpakete lassen sich am Morgen übersichtlicher nach Gruppen sortieren.
  • Richte den Abfahrtsbereich 30 Minuten vor dem vereinbarten Treffpunkt ein. Kontrolliere Anwesenheit, Namensaufkleber und Gruppeneinteilung, bevor du die Teilnehmenden zum Transport begleitest.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen organisierten Ausflug planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn Transport, Eintritt und eine Führung reserviert werden müssen. Die wichtigsten Buchungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
Verschicke Treffpunkt, Uhrzeit, Programm und Route mindestens 3 Tage vor dem Ausflug. Bitte um Rückmeldung zu Änderungen spätestens 24 Stunden vor der Abfahrt.
Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Tagesausflug?
Rechne pro Person mit einem Lunchpaket und etwa 0,5 bis 0,75 Litern Getränken für die erste Stunde. Für längere Aufenthalte solltest du die Trinkmenge und zusätzliche Snacks anhand der Programmdauer erhöhen.
Wie früh soll der Abfahrtsbereich vorbereitet sein?
Sei mindestens 30 Minuten vor dem vereinbarten Treffpunkt vor Ort. Teilnehmerliste, Notfallkontakte, Namensaufkleber und Gruppeneinteilung sollten zu diesem Zeitpunkt bereits bereitliegen.

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