Checklist voor een georganiseerde excursie
Een georganiseerde excursie staat of valt met een sluitend programma, bevestigd vervoer en duidelijke deelnemersinformatie. Leg eerst het doel, de route en de tijden vast; reserveer daarna entree, rondleiding, lunchlocatie en vervoer. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en de definitieve deelnemerslijst. Op de dag zelf draait het om een overzichtelijk vertrekpunt, geregistreerde aanwezigheid en een gecontroleerde groepsindeling. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer regelt en wat vaak pas op het laatste moment wordt ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Excursiedoel en programma vastleggen
2 personen
Vervoer reserveren
Entree en rondleiding reserveren
Restaurant of lunchlocatie reserveren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
Programma en route bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Vervoerder en locatie nabellen
Lunch en drankvoorraad inkopen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Materialen en documenten klaarzetten
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Koelboxen vullen
2 personen
Vertrekpunt inrichten
3 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Groepsindeling toelichten
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Vertrek controleren
2 personen
Programma en veiligheidsafspraken toelichten
Deelnemers begeleiden tijdens excursie
4 personen
Dranken uitdelen
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Dieetmaaltijden controleren
Groepsfoto maken
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Aanwezigheid voor terugreis controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen
Nazorg
Afval en overgebleven eten verzamelen
2 personen
Materialen uitladen
2 personen
Koelboxen en servies schoonmaken
2 personen
Vertrekpunt schoon achterlaten
2 personen
Geleende materialen retourneren
Onkosten en bonnen verwerken
Foto's en informatie nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Opklaptafelsaantal 4
- Opklapstoelenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 50
- Servettenhoudersaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koelelementenaantal 16
- Mobiele telefoonaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Telefoonladersaantal 4
- Fotocamera
Kantoor
- Deelnemerslijstenaantal 4
- Noodcontactformulierenaantal 45
- Programmaflyersaantal 45
- Routekaartenaantal 45
- Naamstickersaantal 45
- Pennenaantal 12
- Klembordenaantal 6
- Markeerstiftenaantal 4
- Plakbandaantal 2
- Schrijfblokkenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reflecterende hesjesaantal 6
- Paraplu'saantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Herbruikbare afvalzakkenaantal 12
- Keukenpapieraantal 4
- Desinfecterende doekjesaantal 4
- Afwasborstelsaantal 2
- Afwasteilenaantal 4
- Handzeepaantal 2
- Handgelaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig vervoer, entree, rondleiding en lunchlocatie uiterlijk één week vooraf nogmaals telefonisch. Controleer daarbij vertrektijd, opstapplaats, groepsgrootte en eventuele wijzigingen in het programma.
- Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor vertrek. Gebruik die lijst ook om dieetwensen, noodcontacten en de groepsindeling te controleren; losse aanmeldingen via e-mail raken snel zoek.
- Stuur programma, route, vertrektijd, vertrekpunt en contactgegevens uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle deelnemers. Vermeld ook hoe laat zij aanwezig moeten zijn, niet alleen hoe laat het vervoer vertrekt.
- Bereken lunch en drinken per deelnemer en houd rekening met dieetwensen voordat je lunchpakketten samenstelt. Vul koelboxen met koelelementen en controleer de voorraad de avond ervoor.
- Richt het vertrekpunt minimaal 30 minuten voor aankomst van de groep in. Leg deelnemerslijsten, noodcontactformulieren, naamstickers, pennen en routekaarten klaar en wijs één persoon aan die de aanwezigheid afvinkt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een georganiseerde excursie plannen?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het programma, vervoer en reserveringen. Zet de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek definitief, zodat lunch, groepsindeling en documenten kloppen.
- Wanneer moet ik vervoer en entree voor een excursie reserveren?
- Reserveer vervoer en entree zodra de datum, groepsgrootte en route bekend zijn, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Bel beide partijen nogmaals na in de laatste week voor vertrek.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het verzamelen bij vertrek?
- Plan minimaal 30 minuten voor het verzamelen en registreren van de deelnemers. Laat iedereen bijvoorbeeld 15 minuten vóór vertrek aanwezig zijn, zodat naamstickers, groepsindeling en begeleiding geregeld zijn.
- Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie voor een excursie?
- Stuur programma, route, vertrekpunt en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Stuur een bijgewerkte versie zodra tijd, locatie of vervoer nog verandert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!