Opernaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Opernaufführung braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur Bühne und Sänger. Lege zuerst Datum, Programm und Saal fest, bevor du Proben, Ensemble und Technik koordinierst. Danach folgen Einladungen, Ticketverkauf, Besucherliste und Programmheft. Plane außerdem früh die Bühnenaufteilung, Kostüme, Noten, Beleuchtung, Catering und die Wege für Künstler und Publikum. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Proberaum reservieren
Cast und Musiker bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programmheft zusammenstellen
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Besucherliste aktualisieren
Künstlermobilität abstimmen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Technische Aufstellung zeichnen
2 Personen
Bühnenaufteilung abstimmen
3 Personen
Kleidung und Kostüme prüfen
2 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Programme drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Bühne aufbauen
5 Personen
Orchesteraufstellung platzieren
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufstellen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Musik und Cues testen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Cast zum Umkleiden schicken
2 Personen
Orchester einspielen lassen
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Besucher zu den Plätzen weisen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe annehmen
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Akt begleiten
4 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Saal neu herrichten
4 Personen
Zweiten Akt begleiten
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abendpause organisieren
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Publikum neu platzieren
3 Personen
Dritten Akt begleiten
4 Personen
Finale betreuen
4 Personen
Applaus und Blumen organisieren
2 Personen
Garderobe ausgeben
3 Personen
Nachsitzen und Getränke servieren
4 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Dekoration abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
5 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Kostüme einpacken
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
OrchesterstühleAnz. 25
NotenpulteAnz. 25
PublikumssitzeAnz. 180
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
UmkleideracksAnz. 6
StehtischeAnz. 10

Ausstattung

BühnemikrofoneAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 6
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
KopfhörerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
Laptop
NotenständerlampenAnz. 12
KleiderdampferAnz. 2
BügeleisenAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
HandspiegelAnz. 4
KleiderständerAnz. 6

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 8
LED-ParspotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 8
Eingangsschild
Wegweiser-SchilderAnz. 8
BlumensträußeAnz. 6
Blumen für KünstlerAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
DesserttellerAnz. 220
GebäckgabelnAnz. 220
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
Keks- und GebäckplattenAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal und Proberaum möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Prüfe dabei, ob Bühne, Orchesterstühle, Notenpulte, Publikumssitze und Umkleidemöglichkeiten tatsächlich vorhanden sind.
Sammle die technischen Anforderungen der Aufführung spätestens vier Wochen vorher. Zeichne Bühnenaufteilung und technische Aufstellung ein und kläre Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Licht und Verlängerungskabel.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Datum, Programm und Saalkapazität feststehen. Aktualisiere die Besucherliste wöchentlich und erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor der Aufführung.
Bestelle das Programmheft und drucke die Programme nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Notenblätter, Namensschilder, Eingangsschild und Wegweiser mindestens drei Tage vorher.
Kühle Getränke am Aufführungstag frühzeitig und bereite Snacks vor dem Einlass vor. Lege für Künstler und Helfer einen festen Ablauf fest, damit Catering, Garderobe, Kostüme und Bühnenumbau nicht mit dem Einlass kollidieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Opernaufführung organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm, Saal und Proberaum. Ensemble, Musiker und technische Anforderungen sollten spätestens acht Wochen vor der Aufführung bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Opernaufführung starten?: Starte den Ticketverkauf, sobald Datum, Programm und Saalkapazität verbindlich feststehen, meist sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Aktualisiere die Besucherliste mindestens einmal pro Woche.
Wie viele Getränke braucht man für eine Opernaufführung?: Rechne bei einem Empfang mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person für die erste Stunde. Für Künstler, Musiker und Helfer solltest du zusätzlich eine eigene Reserve für mindestens zwei Stunden einplanen.
Wann muss das Programmheft fertig sein?: Sammle Inhalte und Besetzungsangaben spätestens zwei Wochen vor der Aufführung. Lass die Programme mindestens drei Tage vorher drucken, damit Fehler noch korrigiert werden können.

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