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Organiser une représentation d’opéra sans rien oublier

Une représentation d’opéra demande de coordonner la programmation, les artistes, les répétitions et la technique bien avant le jour J. Cette checklist rassemble les 83 tâches et 64 fournitures nécessaires, de la réservation de la salle à l’accueil du public. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard : besoins techniques, transport des artistes, partitions, costumes, signalétique et boissons. Utilise-la dans l’ordre pour suivre les décisions, les confirmations et la préparation finale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu et la salle

  • Réserver la salle de répétition

  • Confirmer la distribution et les musiciens

    2 personnes

  • Recueillir les besoins techniques

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Composer la brochure du programme

    2 personnes

  • Ouvrir la billetterie

    2 personnes

  • Mettre à jour la liste des visiteurs

  • Coordonner le transport des artistes

    2 personnes

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Dessiner le plan technique

    2 personnes

  • Définir la configuration de la scène

    3 personnes

  • Vérifier les vêtements et costumes

    2 personnes

  • Préparer les partitions

    2 personnes

  • Faire imprimer les programmes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Préparer la signalétique

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les costumes

    2 personnes

  • Vérifier le sol de la salle

    2 personnes

  • Monter la scène

    5 personnes

  • Mettre en place la configuration de l’orchestre

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Installer la décoration

    4 personnes

  • Monter l’installation lumière

    3 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Tester les réglages d'éclairage

    2 personnes

  • Tester la musique et les cues

    3 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Déposer les programmes

    2 personnes

  • Aménager les vestiaires

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Faire changer la troupe

    2 personnes

  • Faire jouer l’orchestre

    2 personnes

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Vérifier les billets

    3 personnes

  • Orienter les visiteurs vers leur place

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Garderobe

    3 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Accompagner le premier acte

    4 personnes

  • Servir les boissons

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réinstaller la salle

    4 personnes

  • Animer le deuxième acte

    4 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

  • Assurer la pause du soir

    4 personnes

  • Réapprovisionner le buffet du soir

    3 personnes

  • Réinstaller le public

    3 personnes

  • Animer le troisième acte

    4 personnes

  • Encadrer la finale

    4 personnes

  • Gérer les applaudissements et les fleurs

    2 personnes

  • Distribuer le vestiaire

    3 personnes

  • Animer l’après-spectacle et servir les boissons

    4 personnes

  • Accompagner les artistes

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Démonter le décor

    4 personnes

  • Démonter la scène

    5 personnes

  • Démonter l’éclairage

    3 personnes

  • Démonter l’équipement sonore

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Emballer les costumes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger la nourriture restante du catering

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 12
  • Escaliers de scèneqté 2
  • Chaises d’orchestreqté 25
  • Pupitres de musiqueqté 25
  • Chaises pour le publicqté 180
  • Tablesqté 8
  • Portantsqté 4
  • Portants de logeqté 6
  • Tables hautesqté 10

Équipement

  • Microphones de scèneqté 6
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 6
  • Table de mixage
  • Haut-parleursqté 4
  • Enceintes de monitoringqté 2
  • Casques audioqté 4
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 8
  • Ruban gafferqté 6
  • Ordinateur portable
  • Lampes de pupitreqté 12
  • Défroisseurs vapeurqté 2
  • Fers à repasserqté 2
  • Cintresqté 80
  • Miroirs à mainqté 4
  • Portants à vêtementsqté 6

Éclairage

  • Projecteurs de théâtreqté 8
  • Projecteurs LEDqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Contrôleur d'éclairage
  • Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

  • Toiles de fondqté 3
  • Panneaux décoratifsqté 8
  • Panneau d’entrée
  • Panneaux directionnelsqté 8
  • Bouquets de fleursqté 6
  • Fleurs pour les artistesqté 8

Vaisselle

  • Verres à eauqté 220
  • Verres à vinqté 220
  • Tasses à caféqté 120
  • Plateauxqté 120
  • Assiettes à dessertqté 220
  • Fourchettes à gâteauqté 220
  • Cuillères à caféqté 120

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Pinces de serviceqté 12
  • Pichets de serviceqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Plateaux de biscuits et pâtisseriesqté 12
  • Porte-étiquettesqté 20
  • Papier aluminiumqté 3
  • Film alimentaireqté 3

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Balai et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Gants de nettoyageqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date, le programme et la salle avant d’ouvrir la billetterie. Prévois au moins une date de répétition dans la salle prévue pour vérifier les dimensions de la scène et l’acoustique.
  • Demande les besoins techniques et alimentaires dès la confirmation de la distribution. Regroupe les réponses dans une seule liste afin de préparer les microphones, pupitres, éclairages, repas et transports sans relances de dernière minute.
  • Prépare le plan technique avant l’installation. Indique l’emplacement de chaque élément de scène, des chaises d’orchestre, des pupitres, des projecteurs, des enceintes et des rallonges, puis vérifie les prises disponibles sur place.
  • Fais imprimer les programmes et prépare les badges, le panneau d’entrée et les panneaux directionnels au moins quelques jours avant la représentation. Une erreur de nom ou d’horaire est plus difficile à corriger le jour même.
  • Achète et refroidis les boissons suffisamment tôt pour le service prévu. Prépare les en-cas et le catering en fonction du nombre confirmé d’artistes, de musiciens, de visiteurs et des besoins alimentaires recueillis.

Questions fréquentes

Quand réserver la salle pour une représentation d’opéra ?
Réserve-la dès que la date et le programme sont fixés, idéalement plusieurs mois avant la représentation. La salle de répétition doit aussi être confirmée à ce moment-là, car ses disponibilités conditionnent le calendrier des artistes et des musiciens.
Combien de temps avant ouvrir la billetterie d’un opéra ?
Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, le programme et la distribution sont suffisamment confirmés. Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour traiter les inscriptions et mettre régulièrement à jour la liste des visiteurs.
Quand préparer le plan technique et la scène ?
Prépare le plan technique au moins 2 à 3 semaines avant la représentation, à partir des besoins transmis par les artistes et les musiciens. Vérifie ensuite sur place la configuration de la scène, les prises, les éclairages, les microphones et le monitoring.
Quand imprimer les programmes d’une représentation d’opéra ?
Finalise le contenu après validation du programme, de la distribution et des horaires, puis fais imprimer les brochures au moins 5 jours avant l’événement. Garde une petite marge pour corriger une modification de dernière minute ou un nom mal orthographié.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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