Checklist para organizar una representación de ópera

Organizar una representación de ópera requiere coordinar mucho más que el programa y el elenco. Esta checklist reúne 83 tareas y 64 materiales para ordenar el trabajo desde la reserva de la sala hasta el catering final. Te ayuda a fijar fechas, cerrar necesidades técnicas, preparar partituras y vestuario, gestionar entradas y dejar listo el escenario. Úsala como calendario de producción y marca cada punto con una persona responsable y una fecha límite.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Reservar la sala de ensayo
Confirmar el elenco y los músicos
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el folleto del programa
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Actualizar la lista de visitantes
Coordinar el transporte de los artistas
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Dibujar la distribución técnica
2 personas
Coordinar la distribución del escenario
3 personas
Comprobar ropa y disfraces
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Mandar imprimir los programas
Preparar acreditaciones
Preparar la señalización
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Montar el escenario
5 personas
Colocar la disposición de la orquesta
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colocar la decoración
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Probar la música y las señales
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Colocar los programas
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Ayudar al elenco a cambiarse
2 personas
Hacer que la orquesta afine
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Indicar a los visitantes sus lugares
4 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar guardarropa
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar el primer acto
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar de nuevo la sala
4 personas
Coordinar el segundo acto
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Gestionar la pausa de la tarde
4 personas
Reponer el bufé de la noche
3 personas
Reubicar al público
3 personas
Guiar el tercer acto
4 personas
Coordinar la final
4 personas
Gestionar los aplausos y las flores
2 personas
Entrega del guardarropa
3 personas
Servir la tertulia y las bebidas
4 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Empaquetar disfraces
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillas de orquestacant. 25
Atriles de músicacant. 25
Asientos para el públicocant. 180
Mesascant. 8
Percheroscant. 4
Percheros para camerinoscant. 6
Mesas altascant. 10

Equipo

Micrófonos de escenariocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Auricularescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Portátil
Lámparas de atrilcant. 12
Vaporizadores de ropacant. 2
Planchascant. 2
Perchascant. 80
Espejos de manocant. 4
Percheroscant. 6

Iluminación

Focos de teatrocant. 8
Focos LED PARcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 8
Cartel de entrada
Señales de orientacióncant. 8
Ramos de florescant. 6
Flores para los artistascant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 220
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos de postrecant. 220
Tenedores de postrecant. 220
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de galletas y pastelescant. 12
Portaetiquetascant. 20
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de abrir la venta de entradas. Reserva también la sala de ensayo y deja un margen de varias semanas para resolver cambios del elenco o de los músicos.
Pide las necesidades técnicas al elenco y al equipo musical con al menos 4 semanas de antelación. Comprueba especialmente micrófonos, monitores, atriles, focos, cables alargadores, regletas y cinta gaffer.
No esperes a la última semana para preparar el folleto, las partituras, las acreditaciones y la señalización. Manda imprimir los programas cuando el reparto y el orden de las piezas estén confirmados.
Calcula el catering a partir de la lista de visitantes y de las preferencias dietéticas recogidas. Compra y enfría las bebidas el día anterior; prepara los aperitivos con tiempo suficiente para atender al público sin abandonar la recepción.
Haz un ensayo técnico completo antes del estreno, con la distribución del escenario, telones, iluminación, sonido y sillas de orquesta. Reserva al menos 2 horas para probar entradas, cambios de escena y desplazamientos de artistas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una representación de ópera?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar sala, ensayo, músicos y transporte. Deja las 2 últimas semanas para imprimir programas, confirmar visitantes y cerrar compras.
¿Cuándo se deben abrir las entradas para una ópera?: Abre la venta cuando la fecha, la sala, el programa y el elenco principal estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Actualiza la lista de visitantes cada semana y vuelve a comprobarla 48 horas antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que hacer el ensayo técnico?: Programa un ensayo técnico completo entre 3 y 7 días antes de la representación. Incluye al menos 2 horas para probar sonido, focos, monitores, distribución del escenario y cambios de vestuario.
¿Cuándo hay que preparar el catering de una representación de ópera?: Determina las cantidades con la lista de visitantes y las preferencias dietéticas 7 días antes. Haz la compra el día anterior, enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, antes de abrir las puertas.

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