Open-Air-Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigung möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert und kläre dabei direkt geltende Lärmgrenzen. So musst du Programm und Bühnenzeiten nicht später ändern.
• Reserviere Bühne, PA-Anlage, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen und Licht gemeinsam mit der Stromversorgung. Eine Kabeltrommel ersetzt kein passendes Stromaggregat, wenn vor Ort kein ausreichender Anschluss vorhanden ist.
• Plane Toiletten, Sicherheitsdienst und Erste-Hilfe-Besetzung nicht erst für die Aufbauwoche. Prüfe außerdem die Versicherung mindestens 4 Wochen vor dem Termin, damit offene Bedingungen noch geklärt werden können.
• Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und rechne Getränke getrennt nach Konzertbeginn und späterem Verlauf. Für die erste Stunde sind 2 bis 3 Getränke pro Person ein brauchbarer Planungswert; kühle sie erst kurz vor dem Einlass vollständig.
• Bestätige Künstlerprogramm, Wettervorhersage und Schlechtwetterplan 48 Stunden vorher. Lege fest, wer bei Regen entscheidet, und halte Partyzelte, Arbeitslampen sowie die Kommunikation mit den Künstlern bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert anmelden?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigung, Lärmschutzprüfung und Versicherungscheck. Bei größeren oder örtlich sensiblen Veranstaltungen solltest du noch früher anfragen, weil Auflagen den Ablauf verändern können.

Wann sollte man die Technik für ein Open-Air-Konzert reservieren?

Reserviere Bühne, Ton- und Lichtanlage idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Spätestens 2 Wochen vorher müssen Künstleranforderungen, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Strombedarf geklärt sein.

Wie viele Toiletten braucht ein Open-Air-Konzert?

Das hängt von Besucherzahl, Dauer und vorhandenen Toiletten ab; als erste Planung solltest du den Bedarf mindestens 4 Wochen vorher mit dem Vermieter anhand der erwarteten Gästezahl berechnen. Bei mehrstündigem Programm oder Alkoholausschank ist eine Reserve sinnvoll.

Wann prüft man das Wetter für ein Open-Air-Konzert?

Prüfe die Vorhersage 7 Tage vorher für die grobe Planung und erneut 48 Stunden vor Beginn für die endgültige Entscheidung. Dann müssen Schlechtwetterplan, Zelte, Beleuchtung und die Information an Künstler und Gäste feststehen.

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