Cómo organizar un concierto al aire libre
Organizar un concierto al aire libre empieza mucho antes de contratar a los artistas. Primero fija la fecha y el lugar, solicita los permisos y comprueba los límites de sonido; después puedes cerrar escenario, sonido, iluminación y electricidad. La programación, la seguridad y los aseos deben quedar resueltos antes de anunciar el evento. En los últimos días, confirma el pronóstico, enfría las bebidas y deja preparado un plan concreto para la lluvia o el viento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Solicitar permiso
- 3
Comprobar los límites de sonido
- 4
Contratar artistas
2 personas
- 5
Recopilar información de los artistas
- 6
Reservar el escenario
- 7
Reservar el equipo de sonido
- 8
Reservar la instalación de iluminación
- 9
Gestionar el suministro eléctrico
- 10
Reservar los aseos
- 11
Reservar seguridad
- 12
Organizar personal de primeros auxilios
- 13
Comprobar el seguro
- 14
Elaborar el programa
2 personas
- 15
Escribir texto promocional
- 16
Enviar invitaciones
2 personas
- 17
Publicar promoción en línea
- 18
Gestionar inscripciones
- 19
Recoger preferencias dietéticas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
- 22
Confirmar el programa de artistas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Preparar los materiales
3 personas
- 27
Delimitar el recinto
3 personas
- 28
Encargar la instalación del escenario
4 personas
- 29
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 30
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 31
Conectar la corriente
2 personas
- 32
Montar las carpas
4 personas
- 33
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 34
Montar la barra
3 personas
- 35
Montar el punto de catering
3 personas
- 36
Colgar la decoración
2 personas
- 37
Colocar señales de ruta
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
- 40
Montar la recepción de artistas
2 personas
- 41
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Evento
- 42
Recibir a los artistas
2 personas
- 43
Recibir a los visitantes
4 personas
- 44
Anunciar el programa
- 45
Servir las bebidas
4 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Guiar al público a sus asientos
2 personas
- 50
Acompañar a los artistas
2 personas
- 51
Organizar el programa del descanso
- 52
Comprobar la seguridad del público
3 personas
- 53
Anunciar el último número
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 55
Cerrar el bar
3 personas
- 56
Recoger el catering
3 personas
- 57
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 58
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
- 59
Recoger la basura
4 personas
- 60
Limpiar el recinto
4 personas
- 61
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 62
Desmontar las tiendas
4 personas
- 63
Retirar el escenario
3 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Limpiar el equipo
2 personas
- 67
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 68
Devolver el material alquilado
2 personas
- 69
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Escenario
- Mesa para artistascant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Instalación de PA
- Mesa de mezclas
- Micrófonos de escenariocant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cajas de monitorcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 12
- Generador
- Neveras portátilescant. 8
- Contenedores para hielocant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Linternascant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Carros plataformacant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Luces decorativascant. 12
- Lámparas de trabajocant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Telones de escenariocant. 4
- Mantelescant. 14
- Pósteres del programacant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Guantes de trabajocant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso y revisa los límites de sonido antes de confirmar a los artistas. Así sabrás hasta qué hora pueden actuar y qué nivel de volumen admite el lugar.
- Reserva juntos el escenario, la instalación de PA, los micrófonos, la mesa de mezclas y la iluminación. Pide también cables, soportes y cajas DI; suelen faltar aunque el equipo principal esté contratado.
- Calcula la electricidad para sonido, focos, iluminación decorativa y puestos de comida por separado. Si la red disponible no cubre la carga, reserva un generador y comprueba dónde se colocarán los enrollacables y las regletas.
- Cierra la seguridad, los primeros auxilios, los aseos y el seguro antes de publicar la promoción. Para un concierto con público de pie, asigna accesos, una zona despejada y una persona responsable de emergencias.
- Confirma el programa de artistas y el plan para mal tiempo entre 48 y 72 horas antes. El día anterior compra los aperitivos, enfría las bebidas y prepara mesas, vasos reutilizables, platos y cubiertos para que el montaje no dependa de compras de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un concierto al aire libre?
- Pídelo en cuanto tengas una fecha y un lugar provisionales, preferiblemente entre 8 y 12 semanas antes. Algunos permisos requieren además información sobre sonido, horarios, aforo, seguridad y seguro.
- ¿Cuándo se debe contratar el equipo de sonido para un concierto?
- Reserva el equipo al menos 6 semanas antes y entrega al técnico la información de todos los artistas en cuanto esté confirmada. Programa una prueba de sonido el mismo día, normalmente entre 2 y 4 horas antes de abrir al público.
- ¿Qué plan hace falta si llueve en un concierto al aire libre?
- Define el plan entre 7 y 10 días antes y vuelve a confirmarlo 48 horas antes, según el pronóstico. Especifica si se usan carpas, si se retrasa el programa, dónde se protege el equipo y en qué momento se cancela por viento o tormenta.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar un concierto al aire libre?
- Reserva como mínimo 6 horas para montar escenario, sonido, iluminación, electricidad, mesas y aseos, y añade 2 horas para pruebas y ajustes. Con varios artistas o un generador, empieza el montaje el día anterior siempre que sea posible.
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