Offenes Atelier organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Offenen Atelier müssen Ausstellung, laufender Werkstattbetrieb und Empfang gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Öffnungszeiten und den teilnehmenden Künstlern, bevor du Einladungen verschickst. Danach legst du fest, welche Werke gezeigt werden und wie Besucher durch die Werkstatt gehen. In der letzten Woche stehen Anmeldungen, Beschilderung, Verpflegung und der sichere Umgang mit empfindlichen Materialien im Mittelpunkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
- 2
Teilnehmende Künstler bestätigen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Besucherliste aktualisieren
- 8
Künstlerinformationen sammeln
- 9
Werke auswählen
2 Personen
- 10
Werkstücke beschriften
2 Personen
- 11
Route durch die Werkstatt festlegen
2 Personen
- 12
Lageplan und Schilder erstellen
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
- 16
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 17
Atelier reinigen
3 Personen
- 18
Werkbänke freiräumen
2 Personen
- 19
Empfindliche Materialien sicher aufbewahren
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Beiträge zusammenstellen
3 Personen
- 22
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 23
Namensschilder bereitlegen
- 24
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 25
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen
Event
- 29
Empfang besetzen
2 Personen
- 30
Besucher registrieren
2 Personen
- 31
Führungen durchführen
2 Personen
- 32
Künstler bei ihrer Arbeit begleiten
3 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Tische sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
- 36
Abfall zwischendurch entfernen
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Werkstücke sicher verpacken
3 Personen
- 39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Atelier gründlich reinigen
3 Personen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Materialien zurückstellen
2 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
- 45
Übriges Catering aufräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- StehtischeAnz. 4
- Garderobenständer
- HockerAnz. 12
Präsentation
- PodesteAnz. 8
- PräsentationspaneeleAnz. 6
- StaffeleienAnz. 10
- ArbeitstischeAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 4
- BilderrahmenAnz. 12
- WerkstücketikettenAnz. 50
- InfotafelnAnz. 8
- Gästebuch
- NamensschildhalterAnz. 40
Geschirr
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- TablettsAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- VasenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Ausstattung
- HandlampenAnz. 3
- TelefonladegeräteAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Öffnungszeiten und teilnehmende Künstler mindestens 4 Wochen vorher. Sammle dabei direkt Informationen zu Werken, Namen und benötigten Präsentationsflächen.
- Plane den Besucherrundgang, bevor du Tische und Präsentationsflächen aufstellst. Markiere Engstellen, Arbeitsbereiche und den Empfang auf einem Lageplan und bringe die Schilder spätestens am Vortag an.
- Verschicke Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und aktualisiere die Besucherliste bis zum Vortag. Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 Tage vorher abfragen, damit Snacks und Geschirr passend bereitstehen.
- Räume Werkbänke und Arbeitsflächen am Vortag frei, bewahre empfindliche Materialien sicher auf und richte die Beleuchtung ein. So musst du am Veranstaltungstag nicht zwischen Aufbau und laufendem Atelierbetrieb wechseln.
- Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn und stelle Empfangs- sowie Cateringtisch 30 bis 60 Minuten vorher fertig. Lege Namensschilder, Gästebuch und Werkstücketiketten an einem festen Platz bereit, damit der Empfang nicht ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Offenes Atelier organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und den teilnehmenden Künstlern. Die Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Werke für ein Offenes Atelier auswählen?
- Wähle die Werke spätestens 2 Wochen vorher aus und sammle dazu Namen sowie kurze Informationen. Die Werkstücke sollten am Vortag beschriftet und an ihrem vorgesehenen Platz bereitliegen.
- Wie plant man den Rundgang durch eine Werkstatt?
- Lege den Rundgang mindestens 1 Woche vorher fest und prüfe ihn mit freigeräumten Arbeitsflächen. Besucher sollten Empfang, Präsentationen und Ausgang ohne Rückwege oder enge Kreuzungen erreichen können.
- Wann bereitet man Getränke und Snacks für ein Offenes Atelier vor?
- Kühle die Getränke rund 3 Stunden vorher und bereite Snacks am Veranstaltungstag so vor, dass sie 30 bis 60 Minuten vor Beginn bereitstehen. Berücksichtige die bis 5 Tage vorher erfassten Ernährungswünsche.
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