Zo organiseer je een open atelier zonder chaos
Begin met de datum, openingstijden en deelnemende kunstenaars; pas daarna kun je uitnodigingen en bezoekersregistratie goed opzetten. Verzamel tijdig informatie over kunstenaars en werkstukken, zodat labels, routebordjes en de plattegrond vóór de opening klaar zijn. Richt het atelier vervolgens in als een bezoekersroute: werkbanken vrij, kwetsbare materialen opgeborgen en werkstukken logisch opgesteld. Plan de laatste uren vooral voor koelen, klaarzetten en een controle van ontvangst en catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden bevestigen
- 2
Deelnemende kunstenaars bevestigen
- 3
Uitnodigingen opstellen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Bezoekerslijst bijwerken
- 8
Kunstenaarsinformatie verzamelen
- 9
Werkstukken selecteren
2 personen
- 10
Werkstukken labelen
2 personen
- 11
Route door het atelier bepalen
2 personen
- 12
Plattegrond en bordjes maken
- 13
Boodschappenlijst controleren
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koelen
- 16
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 17
Atelier schoonmaken
3 personen
- 18
Werkbanken vrijmaken
2 personen
- 19
Kwetsbare materialen veilig opbergen
2 personen
- 20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 21
Werkstukken opstellen
3 personen
- 22
Verlichting instellen
2 personen
- 23
Naamkaartjes klaarleggen
- 24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 25
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 28
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Event
- 29
Ontvangst bemensen
2 personen
- 30
Bezoekers registreren
2 personen
- 31
Rondleidingen verzorgen
2 personen
- 32
Kunstenaars bij hun werk begeleiden
3 personen
- 33
Hapjes serveren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Tafels schoon en aangevuld houden
2 personen
- 36
Afval tussentijds verwijderen
- 37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Werkstukken veilig verpakken
3 personen
- 39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 40
Servies afwassen
2 personen
- 41
Atelier grondig schoonmaken
3 personen
- 42
Decoratie verwijderen
2 personen
- 43
Materialen terugplaatsen
2 personen
- 44
Geleende materialen retourneren
- 45
Overgebleven catering opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Statafelsaantal 4
- Garderoberek
- Krukkenaantal 12
Presentatie
- Sokkelsaantal 8
- Presentatiepanelenaantal 6
- Schildersezelsaantal 10
- Werktafelsaantal 6
- Klembordenaantal 4
- Fotolijstenaantal 12
- Werkstuklabelsaantal 50
- Informatiebordenaantal 8
- Gastboek
- Naambadgehoudersaantal 40
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- dienbladenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Vaasjesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Apparatuur
- Handlampenaantal 3
- Telefoonladersaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk één week voor de opening een eerste bezoekerslijst en noteer dieetwensen apart. Zo kun je hapjes, borden en bestek aanpassen voordat je boodschappen doet.
- Bepaal de route vóór je werkstukken opstelt. Controleer op minstens één punt of bezoekers elkaar kunnen passeren en zet informatieborden bij plekken waar uitleg nodig is.
- Reserveer de laatste 2 uur niet voor schoonmaak alleen: maak werkbanken vrij, berg kwetsbare materialen op, stel tafels en stoelen op en controleer daarna de verlichting.
- Zet de ontvangsttafel minstens 30 minuten voor opening klaar met naamkaartjes, naambadgehouders, bezoekerslijst en gastboek. Een losse stapel badges zonder alfabetische of duidelijke indeling vertraagt de entree.
- Koel dranken minimaal 3 uur vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk eerder op de dag. Houd koffie en heet water apart van de looproute, met kopjes, glazen en serveertangen binnen handbereik.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open atelier organiseren?
- Begin minstens 4 weken vooraf met datum, openingstijden en deelnemende kunstenaars. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de opening en sluit de bezoekerslijst enkele dagen vooraf af.
- Hoe richt je een open atelier in?
- Maak eerst een vaste route langs de werkstukken en houd doorgangen vrij. Zet werkbanken en kwetsbare materialen buiten de bezoekersstroom, plaats labels en informatieborden op ooghoogte en richt ontvangst en catering op aparte plekken in.
- Wanneer moet je werkstukken en labels klaarzetten?
- Selecteer werkstukken uiterlijk 1 week vooraf en maak de labels uiterlijk 2 dagen voor de opening. Stel de werken op de dag zelf op nadat de route, verlichting en veiligheid zijn gecontroleerd.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een open atelier klaar te zetten?
- Reken op 3 tot 4 uur op de dag zelf voor schoonmaken, werkbanken vrijmaken, inrichting, verlichting, catering en ontvangst. Plan daarnaast 30 minuten vóór opening voor een volledige rondgang alsof je bezoeker bent.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!