Eine offene Sprechstunde strukturiert organisieren

Bei einer offenen Sprechstunde müssen Besucher unkompliziert ankommen, ihr Anliegen nennen und den passenden Gesprächsraum finden. Beginne deshalb mit Datum, Uhrzeit und Ort, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen bearbeitest. Danach klärst du Gesprächsbedürfnisse, Ernährungswünsche und den Personalbedarf. Kurz vor dem Termin zählen klare Beschilderung, geschützte Gesprächsbereiche und ein getesteter Empfang mehr als aufwendige Dekoration.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Location reservieren
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Gesprächsbedürfnisse ermitteln
2 Personen
7
Gesprächsräume einteilen
2 Personen
8
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
9
Datenschutzrichtlinien teilen
10
Informationen und Formulare sammeln
2 Personen
11
Häufig gestellte Fragen ausdrucken
12
Beschilderung drucken
13
Anmeldeliste bereitlegen
14
Formulare und Stifte bereitlegen
15
Technik testen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
18
Getränke kühlen
19
Location öffnen
2 Personen
20
Räume kontrollieren
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
22
Gesprächsbereiche abschirmen
2 Personen
23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
24
Informationsstände einrichten
2 Personen
25
Beschilderung anbringen
2 Personen
26
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
27
Briefing des Empfangsteams
28
Briefing des Gesprächsteams

Event

29
Anwesenheitsregistrierung überprüfen
2 Personen
30
Besucher empfangen
2 Personen
31
Besucher anmelden
2 Personen
32
Warteschlange und Durchlauf betreuen
33
Hilfsanfrage kurz klären
2 Personen
34
Besucher zum Gespräch begleiten
35
Einzelgespräche führen
6 Personen
36
Formulare gemeinsam ausfüllen
3 Personen
37
Weiterverweisungen notieren
3 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
39
Getränke nachfüllen
40
Gesprächsräume zwischendurch aufräumen
41
Vertrauliche Unterlagen sammeln
2 Personen
42
Letzte Besucher registrieren
2 Personen
43
Gespräche abschließen
6 Personen

Nachbereitung

44
Formulare sicher aufbewahren
2 Personen
45
Beschilderung entfernen
2 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
47
Geräte ausschalten
2 Personen
48
Geschirr abwaschen
2 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Räume reinigen
2 Personen
51
Materialien prüfen
2 Personen
52
Schlüssel und Location übergeben
53
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
54
Offene Fragen weiterleiten
2 Personen
55
Anmeldedaten sicher archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
AbsperrpfostenAnz. 4
ParaventsAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
GläserAnz. 40
TeelöffelAnz. 40

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
DruckerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 6
LadekabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4
Aktenvernichter

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 4

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
TischdeckenAnz. 8

Büro

NotizblöckeAnz. 20
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 12
TackerAnz. 4
KlebebandhalterAnz. 4
PapierkörbeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesensetsAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 3
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum und Uhrzeit frühzeitig und verschicke die Einladungen erst, wenn der Ort fest reserviert ist. Plane zusätzlich eine klare Frist für Anmeldungen ein, damit Gesprächsräume und Mitarbeitende rechtzeitig eingeteilt werden können.
Erfasse bei jeder Anmeldung nicht nur Kontaktdaten, sondern auch Gesprächsbedürfnisse und Ernährungswünsche. Teile sensible Informationen nur nach den geltenden Datenschutzrichtlinien und lege Formulare nicht offen am Empfang aus.
Plane die Räume nach Gesprächsart und Privatsphäre. Paravents oder Absperrpfosten helfen, offene Gesprächsbereiche voneinander zu trennen; kontrolliere vor Beginn, ob Stimmen und Unterlagen aus dem Nachbarbereich nicht direkt einsehbar sind.
Richte den Empfang zuerst ein: Anmeldeliste, Formulare, Stifte, häufig gestellte Fragen und gut lesbare Wegweiser müssen griffbereit liegen. Drucke Beschilderung und Listen spätestens am Vortag, damit ein fehlender Drucker am Veranstaltungstag nicht den Ablauf blockiert.
Teste Laptops, Drucker, Verlängerungskabel und Ladekabel vor dem Öffnen der Location. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und prüfe zusätzlich Räume, Tische, Stühle, Beleuchtung und Papierkörbe, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Sprechstunde organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Ort, Datum und Uhrzeit. Die Einladungen sollten so früh verschickt werden, dass du vor dem Termin noch Anmeldungen, Gesprächsbedürfnisse und die Personaleinteilung bearbeiten kannst.
Wie viele Gesprächsräume braucht eine offene Sprechstunde?: Das hängt von der Zahl der gleichzeitig eingeplanten Mitarbeitenden und der Gesprächsdauer ab. Plane mindestens einen separaten Bereich pro parallel arbeitender Gesprächsperson und halte zusätzlich einen Empfangsbereich frei.
Wann sollte man die Unterlagen und Beschilderung vorbereiten?: Sammle Informationen und Formulare spätestens 3 Tage vor der Sprechstunde. Drucke Anmeldeliste, häufig gestellte Fragen und Wegweiser am Vortag und lege jeweils eine Reservekopie bereit.
Was muss am Tag der offenen Sprechstunde zuerst passieren?: Öffne die Location früh genug für einen vollständigen Kontrollgang, idealerweise 60 bis 90 Minuten vor dem ersten Termin. Prüfe Räume, Technik und Beschilderung, stelle Tische und Stühle auf und richte anschließend Empfang und Informationsstände ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.