Zo organiseer je een inloopspreekuur

Een inloopspreekuur loopt soepel als bezoekers snel weten waar ze moeten zijn en medewerkers zonder zoeken kunnen starten. Begin daarom met datum, openingstijden en locatie, en richt daarna de aanmeldingen en gespreksbehoeften in. Plan gesprekken niet allemaal in dezelfde ruimte: scherm plekken af met paravannen en houd een aparte wachtroute vrij. Regel privacy-informatie, formulieren en bewegwijzering uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf werk je van ontvangst naar gesprekken en informatiepunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Gespreksbehoeften inventariseren
2 personen
7
Gespreksruimtes indelen
2 personen
8
Medewerkers inroosteren
2 personen
9
Privacyrichtlijnen delen
10
Informatie en formulieren verzamelen
2 personen
11
Veelgestelde vragen printen
12
Bewegwijzering printen
13
Aanmeldlijst klaarzetten
14
Formulieren en pennen klaarleggen
15
Techniek testen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Gespreksplekken afschermen
2 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Informatiepunten inrichten
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
27
Briefing ontvangstteam
28
Briefing gespreksteam

Event

29
Aanwezigheid registratie controleren
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
2 personen
31
Bezoekers aanmelden
2 personen
32
Wachtrij en doorloop begeleiden
33
Hulpvraag kort verduidelijken
2 personen
34
Bezoekers naar gesprek begeleiden
35
Individuele gesprekken voeren
6 personen
36
Formulieren samen invullen
3 personen
37
Doorverwijzingen noteren
3 personen
38
Koffie en thee serveren
39
Dranken bijvullen
40
Gespreksruimtes tussentijds opruimen
41
Papieren vertrouwelijk verzamelen
2 personen
42
Laatste bezoekers registreren
2 personen
43
Gesprekken afronden
6 personen

Nazorg

44
Formulieren veilig opbergen
2 personen
45
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Ruimtes schoonmaken
2 personen
51
Materialen controleren
2 personen
52
Sleutels en locatie opleveren
53
Huurmaterialen retourneren
2 personen
54
Openstaande vragen doorzetten
2 personen
55
Aanmeldgegevens veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Wachtrijpaaltjesaantal 4
Paravannenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Theelepelsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Printersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Klembordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Kantoor

Notitieblokkenaantal 20
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Plakbandhoudersaantal 4
Papierbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer datum en tijden zodra de locatie vaststaat en stuur uitnodigingen daarna uit. Vermeld duidelijk of aanmelden nodig is; verwerk aanmeldingen dagelijks, zodat je vóór de dag zelf weet hoeveel gesprekken en medewerkers je kunt verwachten.
Vraag bij de aanmelding zowel dieetwensen als gespreksbehoeften uit. Gebruik die informatie om gespreksruimtes en medewerkers in te delen en voorkom dat bezoekers bij binnenkomst opnieuw hun hele situatie moeten uitleggen.
Maak privacy zichtbaar vóór iemand plaatsneemt: deel de richtlijnen met medewerkers en scherm gespreksplekken af met paravannen. Zet geen aanmeldlijsten open op een balie en laat formulieren na afloop direct veilig verwerken.
Richt de ontvangstbalie in met een aanmeldlijst, klemborden, formulieren en pennen. Hang bewegwijzering op bij de ingang, wachtruimte en informatiepunten; bezoekers die zelf de route vinden, houden medewerkers beschikbaar voor gesprekken.
Test techniek en stroom minstens één werkdag vooraf en opnieuw bij opening. Controleer laptops, printers, verlengsnoeren en stekkerdozen, en zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een inloopspreekuur?: Leg de datum, tijden en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra die gegevens definitief zijn en sluit de inventarisatie van gespreksbehoeften uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoe richt je een inloopspreekuur in?: Maak bij binnenkomst een ontvangstbalie, daarna een herkenbare wachtruimte en vervolgens afgeschermde gespreksplekken. Houd informatiepunten apart van de gesprekken en reserveer minstens 30 minuten vóór opening voor controle van ruimtes, formulieren en techniek.
Hoe zorg je voor privacy tijdens een inloopspreekuur?: Gebruik afgeschermde gespreksruimtes met paravannen en spreek privacyrichtlijnen vooraf met alle medewerkers door. Laat aanmeldgegevens niet zichtbaar liggen en ruim formulieren direct na het gesprek op; plan hiervoor per ronde 5 minuten verwerkingstijd.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een inloopspreekuur?: Plan naast de gespreksvoerders minimaal 1 medewerker voor ontvangst en 1 persoon als achtervang voor vragen, wachtrij en praktische problemen. Bij meer dan 20 verwachte bezoekers per uur is een extra medewerker bij de ontvangst verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.