Neujahrsempfang organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Empfang fest. Erst dann lassen sich Cateringmengen, Geschirr, Gläser und Sitzplätze verlässlich planen; Ernährungswünsche solltest du direkt neben dem Namen dokumentieren.
• Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke gehören mindestens 3 Stunden vor Beginn in die Kühlung, nicht erst beim Öffnen der Location.
• Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Lüften, Tische und Stühle aufstellen, Garderobe einrichten und Dekoration anbringen dauert länger, wenn nur eine Person gleichzeitig alles erledigt.
• Richte Buffet und Getränkestation räumlich getrennt ein. So stehen Gäste nicht mit Tellern vor dem Flaschenöffner; stelle Serviertabletts, Zangen, Schälchen und einen klaren Platz für benutztes Geschirr bereit.
• Teste Technik, Kaffeemaschine und Wasserkocher spätestens 45 Minuten vorher. Verlängerungskabel, Flaschenöffner und Korkenzieher werden häufig erst vermisst, wenn die ersten Gäste bereits ihr Begrüßungsgetränk erhalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang organisieren?

Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche sollten 7 Tage vor dem Termin feststehen, damit Catering und Einkauf angepasst werden können.

Wie viele Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser. Für den Empfang solltest du außerdem ein Begrüßungsgetränk pro Gast einplanen; die genaue Menge hängt von Dauer und Ausschank ab.

Wann muss man das Buffet für einen Neujahrsempfang vorbereiten?

Beginne mit kalten Snacks etwa 90 Minuten vor dem Empfang und stelle das Buffet 30 bis 45 Minuten vorher fertig. Getränke sollten bereits 3 Stunden vorher gekühlt werden, damit beim Eintreffen nichts fehlt.

Was wird bei einem Neujahrsempfang häufig vergessen?

Oft fehlen ausreichend Champagner- und Trinkgläser, Kaffeetassen, Servierzangen sowie Flaschenöffner und Korkenzieher. Prüfe diese Dinge spätestens am Vortag und teste die Technik 45 Minuten vor Beginn.

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