Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie
Begin met de ruimte en de gastenlijst, niet met de versiering. Zodra je weet hoeveel mensen komen, kun je catering, glazen, stoelen en de indeling goed bepalen. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en controleer daarna pas de boodschappen. Op de dag zelf werk je van praktisch naar gastgericht: eerst ventileren en opstellen, daarna buffet, dranken en koffie, en als laatste de ontvangst. Zo voorkom je dat je nog tafels verplaatst terwijl de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Ruimte reserveren
- 2
Uitnodigingen opstellen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Definitieve gastenlijst maken
- 7
Cateringhoeveelheden bepalen
- 8
Boodschappenlijst controleren
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Dranken gekoeld zetten
2 personen
- 11
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 12
Locatie openen
2 personen
- 13
Ruimte ventileren
- 14
Tafels opstellen
3 personen
- 15
Stoelen plaatsen
2 personen
- 16
Garderobe inrichten
- 17
Tafels decoreren
2 personen
- 18
Versiering ophangen
2 personen
- 19
Buffet klaarzetten
3 personen
- 20
Drankenstation inrichten
2 personen
- 21
Koffie en thee klaarzetten
- 22
Techniek testen
2 personen
Event
- 23
Welkomsttafel bemannen
2 personen
- 24
Gasten ontvangen
2 personen
- 25
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 26
Hapjes serveren
3 personen
- 27
Buffet bijvullen
2 personen
- 28
Dranken bijvullen
2 personen
- 29
Koffie en thee bijvullen
- 30
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 31
Afvalbakken legen
- 32
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 33
Restanten veilig opbergen
2 personen
- 34
Meubilair afbouwen
3 personen
- 35
Servies afwassen
3 personen
- 36
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 37
Decoratie verwijderen
2 personen
- 38
Afval wegbrengen
2 personen
- 39
Materialen retourneren
2 personen
- 40
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 70
- Champagneglazenaantal 70
- Drinkglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
- Serveerschalenaantal 10
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Kurketrekkersaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Nieuwjaarsdecoratie
- Bloemstukkenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de definitieve gastenlijst uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf vast. Gebruik die voor de cateringhoeveelheden en controleer tegelijk dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment aparte hapjes moet regelen.
- Plan de ruimte op basis van de verwachte opkomst: zet tafels en stoelen eerst neer en reserveer daarna plek voor garderoberekken, het buffet en een apart drankenstation. Houd bij de ingang voldoende vrije loopruimte voor ontvangst en jassen.
- Koel dranken niet pas vlak voor aanvang. Zet flessen en eventuele koelboxen enkele uren eerder klaar en controleer daarnaast of je genoeg champagneglazen, wijnglazen en drinkglazen hebt voor de eerste serveerronde.
- Test techniek, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de versiering en tafeldecoratie klaar zijn. Een korte controle op dezelfde dag voorkomt dat je achteraf kabels over een aangeklede ruimte moet leggen.
- Begin de opbouw met ventileren, tafels en stoelen en eindig met buffet, koffie, thee en welkomstdrank. Plan minimaal 30 minuten tussen het afronden van de opstelling en de ontvangst om ontbrekende spullen of extra schoonmaak op te vangen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsreceptie?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de reactieperiode ongeveer 7 dagen voor de receptie, zodat je de catering en indeling definitief kunt maken.
- Hoeveel glazen heb je nodig voor een nieuwjaarsreceptie?
- Reken minimaal 1 glas per gast per soort drank die je tegelijk serveert, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor een receptie met welkomstdrank, wijn, frisdrank en koffie betekent dat aparte voorraad voor champagneglazen, wijnglazen, drinkglazen en koffiekopjes.
- Hoe lang van tevoren zet je een nieuwjaarsreceptie klaar?
- Begin 2 tot 3 uur voor aanvang met openen, ventileren, tafels, stoelen en garderobe. Zet buffet en drankenstation ongeveer 45 minuten vooraf klaar en houd daarna minimaal 30 minuten over voor een laatste controle.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een nieuwjaarsreceptie?
- Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten. Leg de definitieve lijst uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf bij de catering- of boodschappencontrole, zodat speciale hapjes herkenbaar kunnen worden klaargezet.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!