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Neujahrsempfang organisieren: die praktische Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Vorbereitung: Gästeliste, Rückmeldungen, Catering und Raumaufteilung müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum und Ort, danach Einladungen, Reservierungen und Mengen. In den letzten Tagen prüfst du Einkäufe, Namensschilder, Menü- und Getränkeausgabe. Am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Kühlung, Technik und die Toilettenkontrolle – Punkte, die häufig zu spät erledigt werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Menükarten und Etiketten erstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte und Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Obst und Gemüse schneiden

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation auffüllen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkebar einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Team kurz einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abwischen

    2 Personen

  • Müll zwischendurch entsorgen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Bar schließen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Vorräte zurückstellen

    2 Personen

  • Materialien reinigen und trocknen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 70
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NeujahrsballonsAnz. 30
  • GirlandenAnz. 8
  • KonfettiAnz. 4
  • KerzenAnz. 24
  • MenükartenhalterAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 10
  • SchälchenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültigen Cateringmengen erst fest, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Rechne zusätzlich mit einer kleinen Reserve, besonders bei Getränken und Snacks.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle Champagner, Wasser und weitere Getränke mehrere Stunden vorher kalt und halte zusätzliche Kühlboxen oder Eis bereit.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Tische, Stehtische, Stühle, Buffet, Getränkebar und Garderobe brauchen mehr Zeit, als die reine Dekoration.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Ein kurzer Soundcheck von 15 Minuten verhindert Unterbrechungen während der Begrüßung.
  • Beschrifte Speisen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Empfang. So lassen sich Menükarten, Etiketten und passende Servierplatten rechtzeitig vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Empfang verschickt werden, damit du Cateringmengen und Reservierungen rechtzeitig festlegen kannst.
Wie viel Getränke braucht man für einen Neujahrsempfang?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser bereitstehen; bei einem Empfang von 2 bis 3 Stunden sind rund 4 bis 5 Getränke pro Gast ein brauchbarer Richtwert.
Wann soll das Buffet beim Neujahrsempfang aufgebaut werden?
Baue das Buffet etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste auf. Kühlpflichtige Speisen und Getränke kommen erst kurz davor an ihren Platz, damit sie nicht unnötig lange ungekühlt stehen.
Was muss man am Tag des Neujahrsempfangs zuerst erledigen?
Beginne mit Raumaufteilung, Tischen, Stühlen und Technik, danach folgen Buffet, Getränkebar und Dekoration. Plane die Toilettenkontrolle, das Auffüllen der Kaffee- und Teestation sowie einen letzten Techniktest spätestens 30 Minuten vor Beginn.

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