Recepción de Año Nuevo: checklist de organización
Organizar una Recepción de Año Nuevo exige cerrar primero la fecha, el lugar y el número de invitados, y dejar para el final la comida, las bebidas y el montaje. Esta checklist reúne 47 tareas y 39 elementos para avanzar en orden sin olvidar detalles que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, copas de champán, hielo, etiquetas, sonido y baños. Reserva con antelación lo que dependa de proveedores y concentra la preparación del espacio durante las últimas horas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Hacer reservas
Distribuir el espacio
2 personas
Hacer las cartas y etiquetas
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el material y los suministros
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Cortar verduras y frutas
2 personas
Reponer el puesto de café y té
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar los baños
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
Retirar la basura entre turnos
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Seguimiento
Cerrar el buffet y la barra
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Devolver el material al almacén
2 personas
Limpiar y secar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los sobrantes de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas altascant. 8
- Sillascant. 50
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 70
- Cubiertos de serviciocant. 12
Decoración
- Mantelescant. 12
- Globos de Año Nuevocant. 30
- Guirnaldascant. 8
- Confeticant. 4
- Velascant. 24
- Portamenúscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Termoscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Bandejas para servircant. 10
- Cuencoscant. 12
- Abrebotellascant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para poder calcular el catering, las mesas y las sillas sin improvisar.
- Haz las reservas y la compra con una semana de margen; deja para las últimas 24 horas solo los productos frescos, el enfriado de bebidas y los aperitivos.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y prepara copas de vino, champán y vasos de agua separados antes de abrir la barra.
- Monta el buffet, la barra y las mesas entre 2 y 3 horas antes de recibir a los invitados. Coloca también cubiertos de servicio, tarjetas de nombre, portamenús y papeleras.
- Prueba el altavoz, el micrófono, los alargadores y las regletas al menos 60 minutos antes. En ese mismo recorrido comprueba los baños, la iluminación, los percheros y la zona de residuos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una Recepción de Año Nuevo?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la recepción y fija una fecha de confirmación 7 días antes. Así tendrás tiempo para recoger las preferencias dietéticas y ajustar el catering.
- ¿Cuánta bebida necesito para una Recepción de Año Nuevo?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua desde el inicio y enfría las bebidas al menos 4 horas antes.
- ¿Cuándo preparar la comida y el buffet?
- Deja cortadas las verduras y frutas y prepara los aperitivos durante las 2 o 3 horas previas. Monta el buffet aproximadamente 60 minutos antes, para que la comida no permanezca demasiado tiempo fuera de refrigeración.
- ¿Con cuánta antelación hay que montar el espacio?
- Distribuye mesas, sillas, percheros y decoración entre 2 y 3 horas antes. Reserva los últimos 60 minutos para probar el sonido, instalar la iluminación, colocar las bebidas y revisar los baños.
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