Neujahrsempfang organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Uhrzeit und Anmeldeschluss gemeinsam fest. Verschicke die Einladungen so, dass mindestens 14 Tage für Rückmeldungen bleiben, und sende 3 bis 5 Tage vor dem Empfang eine Erinnerung.
• Bestelle das Catering erst nach der Anmeldefrist. Übertrage vegetarische, vegane und andere Ernährungswünsche in eine eigene Übersicht und drucke sie für die Ausgabe aus.
• Plane die Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Kühle Wasser, Sekt und weitere Getränke mehrere Stunden vorher und kontrolliere, ob Gläser, Teller, Besteck und Serviergeschirr für die bestätigte Gästezahl vorhanden sind.
• Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Laptop spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und geladene Ersatzbatterien bereit, damit eine leere Batterie nicht den Empfang unterbricht.
• Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. Lüfte zuerst, stelle anschließend Tische und Stühle auf und richte danach Buffet, Garderobe, Abfallbehälter und Getränke aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Empfang verschickt werden, damit noch Zeit für Rückfragen und die Cateringbestellung bleibt.

Wann verschickt man die Einladung zum Neujahrsempfang?

Verschicke die Einladung 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vorher. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor Ablauf der Frist erhöht die Zahl der Rückmeldungen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Neujahrsempfang?

Plane für einen kleinen bis mittleren Empfang mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Wenn Technik, Buffet, Dekoration und Getränkekühlung dazukommen, sind 2 Stunden mit zwei bis drei Helfenden realistischer.

Wann muss man das Catering für einen Neujahrsempfang bestellen?

Gib die Bestellung nach Ablauf der Anmeldefrist auf, normalerweise 7 bis 10 Tage vor dem Empfang. Prüfe die endgültige Gästezahl und alle Ernährungswünsche vorher noch einmal, damit die Mengen und Speisen stimmen.

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