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Nachtmarathon organisieren: die praktische Checkliste

Ein Nachtmarathon braucht mehr als eine markierte Strecke und ein Startsignal. Bei Dunkelheit müssen Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Beleuchtung, medizinische Betreuung und Helfer frühzeitig feststehen. Diese Checkliste führt dich von der Routenplanung bis zur Ausgabe der Medaillen durch die Vorbereitung. Besonders am Veranstaltungstag helfen klare Briefings, geprüfte Teilnehmerdaten und vorbereitete Verpflegungs- und Sicherheitsstationen dabei, Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

    2 Personen

  • Medizinische Betreuung reservieren

  • Toiletteneinrichtungen reservieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern bestellen

  • Medaillenbänder bestellen

  • Wegweiser drucken lassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Briefingdokument erstellen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    3 Personen

  • Medaillenausgabe vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Wegweiser bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige bestätigen

Event

  • Startbereich absperren

    6 Personen

  • Zielbereich absperren

    6 Personen

  • Route festlegen

    8 Personen

  • Lichtpunkte anbringen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Startbogen aufbauen

    4 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Versorgungsstationen bestücken

    6 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    6 Personen

  • Startnummern ausgeben

    5 Personen

  • Garderobe besetzen

    3 Personen

  • Startbereich betreuen

    4 Personen

  • Marathon starten

    3 Personen

  • Routeposten besetzen

    12 Personen

  • Teilnehmende zählen

    4 Personen

  • Versorgungsstationen betreuen

    12 Personen

  • Getränke nachfüllen

    6 Personen

  • Obst und Snacks auffüllen

    4 Personen

  • Streckenbeleuchtung prüfen

    4 Personen

  • Verkehr lenken

    8 Personen

  • Finisher begrüßen

    5 Personen

  • Medaille überreichen

    3 Personen

  • Zielgetränke servieren

    4 Personen

  • Finishermahlzeit servieren

    6 Personen

  • Garderobe ausgeben

    3 Personen

  • Endzeit erfassen

    3 Personen

  • Letzte Läufer begleiten

    4 Personen

  • Ziellinie offiziell schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser sammeln

    6 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    3 Personen

  • Tische und Zelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    6 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerinformationen versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 30
  • GarderobenständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 40
  • Startbogen

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 80
  • VerkehrskegelAnz. 120
  • StartnummernAnz. 350
  • SicherheitsnadelnAnz. 800
  • MedaillenbänderAnz. 350
  • TrinkbecherAnz. 1200
  • ThermodeckenAnz. 350
  • KühlboxenAnz. 12
  • WassertonnenAnz. 10
  • KlappkistenAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 30
  • BaustrahlerAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 16
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Musikplayer
  • StoppuhrenAnz. 6
  • MegafoneAnz. 3
  • Mobile LadegeräteAnz. 8

Geschirr

  • TellerAnz. 350
  • MesserAnz. 350
  • GabelnAnz. 350
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 20
  • AusgießkannenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 40

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
  • Warnwesten für HelferAnz. 12
  • EinweghandschuheAnz. 6
  • Trage

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 6
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 30
  • AbfallgreiferAnz. 6
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Start- und Zielort möglichst mehrere Monate vorher fest. Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig, da Rückfragen oder Auflagen die Planung leicht um mehrere Wochen verlängern können.
  • Plane für die Nacht ausreichend Licht entlang der Strecke sowie an Start und Ziel ein. Prüfe Verlängerungskabel, LED-Lampen und Baustrahler spätestens am Vortag und sichere dunkle oder schlecht einsehbare Abschnitte zusätzlich mit Wegweisern und Verkehrskegeln.
  • Teile Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. Verschicke das Briefing mindestens 7 Tage vorher und gib jeder Gruppe einen festen Einsatzort, ein Funkgerät oder Megafon sowie eine erreichbare Notfallnummer.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Trinkbecher, Wassertonnen und Kühlboxen vor dem Start an die vorgesehenen Stationen. Rechne außerdem Zeit für das Erfassen von Ernährungswünschen und für die Vorbereitung der Verpflegung ein.
  • Bereite Startnummern, Sicherheitsnadeln und Medaillenbänder am Vortag nach Teilnehmerliste vor. Kontrolliere Wettervorhersage, Notfallkontakte und die Vollständigkeit der Ausrüstung noch einmal 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Nachtmarathon anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. So bleiben mindestens 2 Wochen für Rückfragen, die Prüfung der Teilnehmerliste und die Bestellung von Startnummern und Medaillenbändern.
Welche Genehmigungen brauche ich für einen Nachtmarathon?
Das hängt von Route und Gemeinde ab, häufig sind eine Veranstaltungsgenehmigung und Verkehrsmaßnahmen erforderlich. Stelle die Anträge mindestens 8 Wochen vor dem Termin und kläre zusätzlich medizinische Betreuung sowie Toiletteneinrichtungen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Nachtmarathon?
Plane für jede wichtige Station mindestens 2 Helfer ein und besetze zusätzlich Start, Ziel, Verpflegung, Strecke und Notfallkoordination. Erstelle die Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Lauf und bestätige alle Helfer am Vortag.
Was muss ich am Tag des Nachtmarathons zuerst erledigen?
Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Start mit dem Aufbau von Startbogen, Absperrgittern, Beleuchtung und Wegweisern. Danach folgen das Helferbriefing, die Kontrolle der Teilnehmerliste, das Bereitlegen der Startnummern und das Kühlen der Getränke.

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