Einen Nachmittag mit Poesie gut organisieren
Bei einem Nachmittag mit Poesie entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob die Texte im Mittelpunkt bleiben. Lege zuerst Datum, Programm und Vorleser fest und verschicke die Einladungen frühzeitig. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Bestätigung von Reservierungen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem eine ruhige Leseecke, vorbereitete Texte und einen Empfang, der Gäste ohne Verzögerung orientiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Dichter und Vorleser einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm an Teilnehmer senden
- 7
Reservierungen bestätigen
- 8
Geschirrbestand prüfen
- 9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Gedichte und Texte anbringen
- 12
Programme und Namensschilder drucken
- 13
Route und Zugänglichkeit prüfen
2 Personen
- 14
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 15
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 16
Brötchen und Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Leseecke einrichten
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 22
Programme bereitlegen
- 23
Texte pro Ansager bereitlegen
2 Personen
- 24
Raum und Toiletten reinigen
2 Personen
Event
- 25
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 26
Besucher begrüßen
2 Personen
- 27
Programm öffnen
- 28
Vorträge betreuen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
- 32
Open Stage begleiten
2 Personen
- 33
Abendprogramm ankündigen
- 34
Letzte Vorträge betreuen
2 Personen
- 35
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Geschirr sammeln
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Raum reinigen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 43
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 44
Kühlboxen und Geschirr reinigen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenvasenAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 20
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 60
Organisation
- SchreibmappenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 2
- KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für jeden Vorleser ein eigenes Textset ein und lege die Gedichte in der Reihenfolge des Programms bereit. So entstehen beim Wechsel zwischen den Lesungen keine langen Suchpausen.
- Verschicke das vollständige Programm spätestens einige Tage vor dem Termin. Bitte die Gäste dabei um Zu- oder Absage und erfasse Ernährungswünsche separat, statt sie erst beim Eintreffen abzufragen.
- Prüfe Geschirr und Ausstattung nicht erst am Veranstaltungstag: Zähle Tassen, Gläser, Teller und Besteck und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher.
- Richte die Leseecke so ein, dass alle Gäste den Rednertisch sehen und die Stimme gut verstehen. Stelle Stühle, Tische und Namensschilder vor dem Einlass auf und halte Programme am Empfang bereit.
- Bereite Kaffee, Tee, Wasser, Brötchen und Snacks vor Beginn vor. Fülle die Kühlboxen rechtzeitig und plane den Empfangstisch so, dass Anmeldungen, Garderobe und der Hinweis auf die Toiletten schnell erledigt sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Nachmittag mit Poesie planen?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Die Namen der Dichter und Vorleser sollten feststehen, bevor du das Programm an die Teilnehmer verschickst.
- Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Lesung?
- Plane einen Sitzplatz pro bestätigter Anmeldung und zusätzlich 2 bis 3 freie Plätze für kurzfristige Gäste ein. Stelle die Stühle so auf, dass der Rednertisch und die Leseecke von allen Plätzen aus sichtbar sind.
- Wann sollte ich Kaffee und Snacks vorbereiten?
- Stelle Kaffee, Tee und Wasser kurz vor dem Einlass bereit, damit sie beim Empfang verfügbar sind. Brötchen und Snacks kannst du am selben Tag vorbereiten, empfindliche Lebensmittel gehören bis dahin in die Kühlboxen.
- Was wird bei einem Poesienachmittag oft vergessen?
- Häufig fehlen vorbereitete Textsets, Namensschilder oder ein vollständiges Programm für die Gäste. Prüfe diese Unterlagen spätestens am Vorabend und kontrolliere außerdem Route, Zugänglichkeit und Toiletten.
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