Zo organiseer je een poëziemiddag
Begin met de datum, het programma en de beschikbare ruimte. Leg daarna vast welke dichters of voordragers meedoen en hoeveel bezoekers je verwacht. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je inkopen doet. Op de dag zelf draait alles om een rustige leesplek, duidelijke teksten per voordrager en een ontvangsttafel waar bezoekers snel hun programma vinden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Dichters en voordragers uitnodigen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Programma naar deelnemers sturen
- 7
Reserveringen bevestigen
- 8
Voorraad servies controleren
- 9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Dichters en teksten bevestigen
- 12
Programma's en naambadges printen
- 13
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
- 14
Koelboxen vullen
2 personen
- 15
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 16
Broodjes en hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Tafels opstellen
3 personen
- 18
Stoelen opstellen
3 personen
- 19
Leesplek inrichten
2 personen
- 20
Decoratie ophangen
2 personen
- 21
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
- 22
Programma's klaarleggen
- 23
Teksten per voordrager klaarleggen
2 personen
- 24
Ruimte en toiletten schoonmaken
2 personen
Event
- 25
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 26
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 27
Programma openen
- 28
Voordrachten begeleiden
2 personen
- 29
Koffie en thee serveren
3 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
- 32
Open podium begeleiden
2 personen
- 33
Avondprogramma aankondigen
- 34
Laatste voordrachten begeleiden
2 personen
- 35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Servies verzamelen
3 personen
- 37
Afval verzamelen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Servies afwassen
3 personen
- 40
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 41
Decoratie verwijderen
2 personen
- 42
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 43
Materialen terugbrengen
2 personen
- 44
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Spreektafel
- Kapstokaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Theelepelsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerlepelsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemvazenaantal 6
- LED-kaarsenaantal 20
- Bloemstukkenaantal 6
- Naambadgehoudersaantal 60
Organisatie
- Schrijfmappenaantal 4
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 20
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stofblikaantal 2
- Dweilaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de volgorde van de voordrachten uiterlijk twee weken vooraf en stuur het definitieve programma daarna naar alle deelnemers. Reserveer per voordrager ongeveer 10 tot 15 minuten, inclusief wisselen en applaus.
- Bevestig dichters, teksten en dieetwensen uiterlijk een week voor de middag. Zo kun je boodschappen, broodjes en hapjes aanpassen en voorkom je dat een tekst of naam op het programma ontbreekt.
- Richt de leesplek zo in dat iedere bezoeker de voordrager kan zien en verstaan. Zet de spreektafel vóór de stoelen, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen en test koffiezetapparaten en waterkokers vóór ontvangst.
- Leg programma’s, naambadges en de teksten per voordrager op vaste plekken klaar. Print enkele extra programma’s en houd schrijfmappen of klemborden bij de aanmeldtafel voor wijzigingen op het laatste moment.
- Begin minstens 90 minuten voor de start met opbouwen. Zet tafels en stoelen neer, vul koelboxen, maak koffie en thee klaar, bereid broodjes en hapjes voor en controleer daarna ruimte, toiletten, route en toegankelijkheid.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een poëziemiddag organiseren?
- Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Nodig dichters en voordragers daarna uit en verstuur de uitnodiging minstens 4 weken voor de middag.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor het opbouwen van een poëziemiddag?
- Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, leesplek, ontvangsttafel, techniek en catering. Plan daarnaast 15 minuten om de teksten, programma’s en naambadges nog één keer te controleren.
- Hoeveel voordrachten passen in een poëziemiddag?
- Plan per voordrager ongeveer 10 tot 15 minuten en houd na elke twee of drie voordrachten een korte pauze. Voor een programma van 2 uur passen daardoor meestal 6 tot 8 voordrachten, afhankelijk van introducties en vragen.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een poëziemiddag doen?
- Controleer de boodschappenlijst en de voorraad servies uiterlijk 3 dagen vooraf. Koop houdbare producten dan in; haal broodjes, hapjes en andere verse producten bij voorkeur de dag ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.