Eine Nachbarschaftsauktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Nachbarschaftsauktion entscheidet die Reihenfolge über den Erfolg: Erst Termin, Ort und Zuständigkeiten klären, dann Gegenstände annehmen und jedes Los erfassen. Veröffentliche die Einbringungsregeln früh, damit keine ungeeigneten oder unvollständigen Sachen am Auktionstag auftauchen. Plane außerdem Kasse, Bezahlung, Strom, Wetter und die Ausgabe ersteigerter Lose getrennt voneinander. So bleibt die Versteigerung übersichtlich, auch wenn viele Nachbarn gleichzeitig bieten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum festlegen
2 Personen
2
Location bestätigen
3
Genehmigungen prüfen
4
Auktionator festlegen
5
Kassenverwalter bestimmen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Einreichungsbedingungen veröffentlichen
11
Abgabeformulare erstellen
12
Lose registrieren
3 Personen
13
Lose nummerieren
2 Personen
14
Losliste veröffentlichen
15
Gebotskarten vorbereiten
2 Personen
16
Zahlungsverfahren festlegen
2 Personen
17
Reservierungen vornehmen
18
Einkäufe bestellen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
21
Auktionsmaterialien sammeln
2 Personen
22
Bargeld wechseln
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Tische markieren
2 Personen
26
Lose sortieren
3 Personen
27
Kontaktliste drucken
28
Zahlungsformulare drucken
29
Location öffnen
2 Personen
30
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Auktionstisch einrichten
2 Personen
35
Lose ausstellen
5 Personen
36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
37
Zahlstelle einrichten
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffeepunkt vorbereiten
2 Personen
43
Snacks bereitstellen
3 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Freiwillige einweisen
2 Personen
46
Mikrofon testen
2 Personen

Event

47
Teilnehmende empfangen
3 Personen
48
Auktionsnummern ausgeben
2 Personen
49
Lose erläutern
2 Personen
50
Eröffnung ankündigen
51
Auktionsrunden präsentieren
2 Personen
52
Gebote erfassen
3 Personen
53
Lose übergeben
3 Personen
54
Kaffee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Abfall sammeln
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Zahlungsstatus prüfen
2 Personen
60
Letzte Lose abschließen
2 Personen
61
Nicht bezahlte Lose notieren
2 Personen
62
Abschluss ankündigen
63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Lose sicher verwahren
3 Personen

Nachbereitung

65
Tische abräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall entsorgen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Tonanlage abbauen
2 Personen
71
Beleuchtung abbauen
2 Personen
72
Partyzelte abbauen
4 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Unbezahlte Parzellen nachverfolgen
76
Einnahmen erfassen
2 Personen
77
Restbestände aufräumen
2 Personen
78
Endabrechnung erstellen
2 Personen
79
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 10
HockerAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Auktionsmaterial

AuktionsnummernAnz. 100
LoskartenAnz. 100
EinreichungsformulareAnz. 100
ZahlungsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 8
MarkerAnz. 12
KugelschreiberAnz. 30
Kasse
Geldkassette
TaschenrechnerAnz. 3
Maßband

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischnummernAnz. 10
Willkommensschild

Küche

KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 3
Kehrschaufel und BesenAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Annahmeschluss mindestens 7 Tage vor der Auktion fest. So bleiben 1 bis 2 Tage, um Formulare zu prüfen, Lose zu nummerieren und die endgültige Losliste zu veröffentlichen.
Ordne jedem Los eine eindeutige Nummer zu und vermerke Beschreibung, Einlieferer und Mindestpreis auf der Kacheliste. Ändere Nummern danach nicht mehr, sonst entstehen Fehler bei Geboten und Zahlungen.
Plane mindestens zwei Personen für die Kasse ein: Eine nimmt Geld an und füllt Zahlungsformulare aus, die andere kontrolliert Beträge und führt die Geldkiste. Halte Wechselgeld und Taschenrechner vor Beginn bereit.
Besetze die Schlüsselrollen spätestens 14 Tage vorher: Auktionator, Kassenverantwortliche und Helfer für Anmeldung, Ausgabe und Technik. Für den Aufbau solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten vor Beginn einplanen.
Prüfe Wetter, Stromanschlüsse und die Beleuchtung am Vortag. Bei einer Veranstaltung im Freien sollten Partyzelte, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und aufladbare Lampen bereits vor dem Einräumen bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Nachbarschaftsauktion organisieren?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Auktionator, Kassenverantwortliche und die wichtigsten Helfer feststehen.
Wie nummeriert man die Lose bei einer Nachbarschaftsauktion?: Vergib jede Nummer nur einmal und trage sie gleichzeitig auf Loskarte, Einbringungsformular und veröffentlichter Losliste ein. Eine fortlaufende Nummerierung von 1 an verringert Rückfragen an der Kasse.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Nachbarschaftsauktion?: Plane als Startbestand mindestens 10 Prozent des erwarteten Bargeldumsatzes in kleinen Scheinen und Münzen ein. Lege den Betrag vorab fest und dokumentiere jede Entnahme aus der Geldkiste.
Wie lange vor Beginn sollte man die Auktion aufbauen?: Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Sitzplätze, Loskarten, Mikrofon und Kasse. Bei Zelten oder zusätzlicher Stromtechnik sind 90 Minuten realistischer.

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