Cómo organizar una subasta vecinal sin perder el control

Una subasta vecinal funciona mejor cuando separas la preparación en cuatro bloques: lugar y permisos, lotes, personas y cobros. Empieza cerrando la fecha y el espacio; después registra y numera cada lote antes de anunciarlo. En la última semana confirma voluntarios, condiciones de participación, previsión meteorológica y equipos. El día del evento, una mesa de inscripción y otra de caja evitan que las pujas y los pagos se mezclen.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la subasta
2 personas
2
Confirmar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Contratar al subastador
5
Designar un gestor de caja
6
Reclutar voluntarios
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Publicar las condiciones de participación
11
Preparar formularios de inscripción
12
Registrar los lotes
3 personas
13
Numerar los lotes
2 personas
14
Publicar la lista de premios
15
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
16
Determinar el procedimiento de pago
2 personas
17
Hacer reservas
18
Pedir la compra
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
21
Reunir el material de la subasta
2 personas
22
Cambiar efectivo
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Marcar las mesas
2 personas
26
Clasificar lotes
3 personas
27
Imprimir la lista de contactos
28
Imprimir los formularios de pago
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar sillas
3 personas
34
Montar la mesa de subasta
2 personas
35
Exponer los lotes
5 personas
36
Montar la mesa de registro
2 personas
37
Montar el punto de pago
2 personas
38
Conectar el equipo de sonido
2 personas
39
Colgar la iluminación
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar el punto de café
2 personas
43
Preparar los aperitivos
3 personas
44
Comprobar los baños
45
Instruir a los voluntarios
2 personas
46
Probar el micrófono
2 personas

Evento

47
Recepción de participantes
3 personas
48
Repartir los números de puja
2 personas
49
Explicar los lotes
2 personas
50
Anunciar la apertura
51
Presentar rondas de subasta
2 personas
52
Registrar pujas
3 personas
53
Entregar los lotes
3 personas
54
Servir café
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Comprobar los baños periódicamente
59
Comprobar el estado del pago
2 personas
60
Cerrar los últimos lotes
2 personas
61
Anotar lotes impagados
2 personas
62
Anunciar el cierre
63
Cerrar la caja
2 personas
64
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas

Seguimiento

65
Vaciar las mesas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Retirar los residuos
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
71
Desmontar la iluminación
2 personas
72
Desmontar las carpas
4 personas
73
Recoger mesas y sillas
4 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Hacer seguimiento de los lotes impagados
76
Registrar los ingresos
2 personas
77
Retirar el stock sobrante
2 personas
78
Hacer el cierre de cuentas
2 personas
79
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mantelescant. 10
Taburetescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 6

Material de subasta

Números de pujacant. 100
Cartas de lotecant. 100
Formularios de participacióncant. 100
Formularios de pagocant. 100
Portapapelescant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Caja registradora
Caja registradora
Calculadorascant. 3
Cinta métrica

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Números de mesacant. 10
Cartel de bienvenida

Cocina

Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 6
Abrebotellascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobillacant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Como mínimo, deja tres semanas para comprobar si puedes usar carpas, conectar equipos de sonido o celebrar la actividad al aire libre.
Registra cada lote con una ficha propia y asígnale un número único. Prepara la lista de premios y las tarjetas de puja al menos 48 horas antes para corregir datos o lotes retirados.
Define por escrito quién puede pujar, cómo se confirma una adjudicación y cuándo se paga. Entrega los formularios de participación y explica el procedimiento antes de que empiece la primera ronda.
Separa las funciones durante la subasta: una persona dirige las pujas, otra anota las adjudicaciones y otra gestiona la caja. Ten calculadoras, bolígrafos, cambio y formularios de pago en la mesa de cobro, no junto al subastador.
Haz una comprobación final del espacio la víspera: mesas marcadas, números visibles, micrófonos, cables, regletas y lámparas recargables. Prepara también las neveras portátiles, el café y los aperitivos con margen para atender las preferencias dietéticas registradas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta vecinal?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el lugar, revisa los permisos y contrata al subastador; deja los últimos 7 días para confirmar lotes, voluntarios, equipos y cobros.
¿Cómo se organizan los lotes de una subasta vecinal?: Registra cada lote con una descripción, sus condiciones y un número único. Cierra el inventario al menos 48 horas antes y publica la lista para que los participantes sepan qué se ofrece.
¿Cuántas personas hacen falta para gestionar la subasta?: Para una subasta pequeña, cuenta con al menos 4 funciones: subastador, persona que anota las pujas, responsable de caja y apoyo para inscripciones. Si esperas más de 50 participantes, añade 2 voluntarios para entregar números y resolver dudas.
¿Qué hay que preparar el día antes de una subasta vecinal?: Deja listas las mesas, sillas, carteles de lotes, números de puja, formularios, material de escritura y equipos de sonido. Comprueba la previsión meteorológica y prepara el cambio de caja, las bebidas y los aperitivos como mínimo la tarde anterior.

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