Was brauche ich für ein Musikfestival?

Für ein Musikfestival brauchst du mehr als Bühne und Lautsprecher: Getränke müssen gekühlt, Kabel sicher verlegt und Wege bei Dunkelheit beleuchtet sein. Plane Geschirr und Becher nicht nur für die erwartete Besucherzahl, sondern mit Reserve für Nachschub und Verluste. Auch Absperrgitter, Abfallbehälter und Kabeltrommeln werden häufig zu spät organisiert. Diese Einkaufsliste deckt die wichtigsten Bereiche für Bühne, Ausschank, Publikum und Backstage ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 30
KühlboxenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
BühnentreppenAnz. 2

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 10
BaustrahlerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
ServiertablettsAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
KühlschränkeAnz. 3

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
PfeiltafelnAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
ArmbänderAnz. 500
TicketrollenAnz. 3

Reinigung

AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12
PutztücherAnz. 30

Catering

Einkäufe
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 60 Fläschchen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Cola - 30 Flaschen
- Cola Zero - 20 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Tonic - 8 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 80 Flaschen
- Spa Rood - 40 flessen
- Apfelsaft - 10 Packungen
- Orangensaft - 10 Packungen
- Eiswürfel - 30 kilogram
- Kaffee - 8 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 4 Kilogramm
- Kräutertee - 2 Kartons
- Brötchen - 180 Stück
- Minihamburger - 180 Stück
- Veggie-Burger - 60 Stück
- Hotdogs - 120 Stück
- Hotdogbrötchen - 120 Stück
- Hähnchenspieße - 120 Stück
- Falafelbällchen - 120 Stück
- Gemischter Salat - 12 Kilogramm
- Nudelsalat - 12 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 10 Kilogramm
- Pommes frites - 25 Kilogramm
- Hamburgerbrötchen - 240 Stück
- Käsescheiben - 5 Kilogramm
- Salat - 6 Köpfe
- Tomaten - 8 kilogram
- Gurken - 6 Kilogramm
- Zwiebeln - 4 Kilogramm
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Ketchup - 8 Flaschen
- Mayonnaise - 8 Flaschen
- Senf - 6 Flaschen
- Barbecuesauce - 6 Flaschen
- Knoblauchsauce - 6 Flaschen
- Satésauce - 5 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salsa - 8 Gläser
- Partynüsse - 8 Tüten
- Oliven - 5 Gläser
- Trauben - 6 kilogram
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 6 Kilogramm
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Salz - 1 Kilogramm
- Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Butter - 2 Kilogramm
- Olivenöl - 3 Liter
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Servietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 150 Stück
- Handseife - 12 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 12 Fläschchen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Einweghandschuhe - 300 Stück
- Holzrührstäbchen - 500 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Backpapier - 3 Rollen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Mehrwegbecher ein und halte zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve bereit. Für Wein brauchst du eigene Weingläser, damit sie am Ausschank nicht knapp werden.
Rechne für das erste Festivalstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle genügend Kühlboxen bereit. Getränke sollten spätestens zwei Stunden vor Einlass gekühlt bereitstehen.
Sichere jedes Kabel, das Laufwege kreuzt, mit Kabelbrücken oder einer vergleichbaren Abdeckung und plane Kabeltrommeln nahe der Stromquellen ein. Verlängerungskabel allein lösen keine sichere Stromverteilung.
Beleuchte Bühne, Zugänge und Wege getrennt voneinander: Bühnenbeleuchtung für das Programm, Lichterketten oder Baustrahler für Orientierung. Prüfe die Beleuchtung spätestens bei der ersten Dämmerung vor dem Einlass.
Bestelle Absperrgitter, Toiletten, Technik und Mobiliar nicht erst nach dem fertigen Ablaufplan. Kläre die Liefer- und Abholzeiten mindestens zwei Wochen vor dem Festival, damit Aufbau und Sicherheitskonzept zusammenpassen.

Häufige Fragen

Wie viele Becher brauche ich für ein Musikfestival?: Plane mindestens einen Mehrwegbecher pro erwarteter Person plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 500 Gästen sind das etwa 550 bis 575 Becher; bei einem schnellen Ausschank brauchst du zusätzlich ausreichend Becher im Spül- oder Rücklaufbereich.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Musikfestival?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei 500 Gästen entspricht das 1.000 bis 1.500 Getränken für den Start; für die gesamte Dauer passt du die Menge an Veranstaltungszeit, Wetter und Ausschankangebot an.
Welche Technik brauche ich für ein kleines Musikfestival?: Zur Grundausstattung gehören Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorlautsprecher sowie XLR- und Instrumentenkabel. Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler spätestens vier Wochen vor dem Termin und bestätige danach die benötigte Technik.
Wann muss ich die Ausstattung für ein Musikfestival bestellen?: Reserviere Bühne, Partyzelte, Toiletten, Sicherheit, Technik und Absperrgitter mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Verbrauchsmaterial wie Getränke, Teller und Besteck kaufst du nach der finalen Anmeldezahl, idealerweise drei bis fünf Tage vor dem Festival.

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