Was du für ein Musikfestival brauchst

Bei einem Musikfestival musst du nicht nur Getränke und Essen einplanen. Bühne, Beschallung, Licht, Sitzgelegenheiten und wetterfeste Ausstattung müssen rechtzeitig vorhanden und aufeinander abgestimmt sein. Plane Mehrwegbecher, Kabel, Ersatzbatterien und Serviermaterial nicht knapp – gerade diese Dinge fehlen häufig am Veranstaltungstag. Die vollständige Liste hilft dir, Einkäufe, Reservierungen und Abholungen nach Bereichen zu ordnen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BarunterlagenAnz. 3
BühnenelementeAnz. 12
KünstlerbänkeAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
SchalldämmungAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
ServierlöffelAnz. 12
ServierplattenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
Koch-, Brot- und SchälmesserAnz. 12
ZangenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 10
Lichterketten-DekorationAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
TischdeckensetsAnz. 12
KünstlertafelnAnz. 6
ProgrammständerAnz. 8

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
HandfegerAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 18 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Tonic - 8 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 48 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Limonadensirup - 4 Flaschen
- Kaffee - 8 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 200 Stück
- frischer Pfefferminztee - 6 Bund
- Zucker - 3 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 40 kilogramm
- Hamburgerbrötchen - 280 Stück
- Vegetarische Brötchen - 80 Stück
- Hamburger - 240 Stück
- Vegetarische Burger - 80 Stück
- Hotdogs - 180 Stück
- Hotdogbrötchen - 180 Stück
- Hähnchenspieße - 120 Stück
- Falafel-Burger - 60 Stück
- Gemischte Salate - 20 Kilogramm
- Pastasalat - 18 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 15 Kilogramm
- Baguettes - 30 Stück
- Kräuterbutter - 20 Becher
- Vegane Brotaufstriche - 12 Packungen
- Ketchup - 8 Flaschen
- Mayonnaise - 8 Flaschen
- Senf - 6 Flaschen
- Barbecuesauce - 6 Flaschen
- Knoblauchsauce - 6 Flaschen
- Sambal - 4 Gläser
- Salz - 2 Packungen
- Pfeffer - 2 Gläser
- Paprikapulver - 2 Gläser
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Olivenöl - 3 Liter
- Chilisauce - 4 Flaschen
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salsa - 8 Gläser
- Gemischte Nüsse - 6 Kilogramm
- Oliven - 5 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 10 Kilogramm
- Bananen - 8 Kilogramm
- Melonen - 6 Stück
- Wassermelonen - 4 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 8 Schalen
- Vegane Brownies - 4 Bleche
- Glutenfreie Snacks - 4 Packungen
- Servietten - 1000 Stück
- Papierstrohhalme - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 120 Stück
- Handseife - 8 Flaschen

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
Rutschfeste MattenAnz. 12

Informationen

ArmbänderAnz. 350
ProgrammkartenAnz. 300
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8

Werkzeug

HammerAnz. 4
SchraubendrehersetsAnz. 3
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
WasserwaagenAnz. 2

Tipps

Plane bei Getränken für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und rechne zusätzlich mit Wasser für Künstler, Helfer und Technikteam. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden.
Bestelle Mehrwegbecher, Weingläser, Teller und Besteck mindestens 7 Tage vorher in einer Menge für alle gleichzeitig anwesenden Gäste – nicht nur für die erwartete Gesamtzahl.
Prüfe die technische Liste der Künstler mindestens 14 Tage vor dem Festival. Neben Lautsprechern und Mischpult werden oft DI-Boxen, Monitorlautsprecher, Mikrofonständer und passende Audiokabel vergessen.
Plane pro benötigtem Stromkreis mindestens eine Kabeltrommel und mehrere Verlängerungskabel ein. Kabelwege sollten vor dem Aufbau feststehen und gegen Stolpern gesichert werden.
Besorge Beleuchtung und Wetterschutz spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Für Zelte, Lichtstative und Batterielaternen brauchst du außerdem Ersatzbatterien und ausreichend Platz für die sichere Aufstellung.

Häufige Fragen

Was muss ich für ein Musikfestival einkaufen?: Rechne mit Getränken, Geschirr, Serviermaterial, Mobiliar sowie Technik und Beleuchtung. Für die Ausgabe brauchst du unter anderem Mehrwegbecher, Weingläser, Teller, Bestecksets und Servierlöffel; für die Bühne gehören Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Monitorlautsprecher auf die Einkauf- oder Reservierungsliste.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person für ein Musikfestival?: Für die erste Stunde kannst du zwei bis drei Getränke pro Person kalkulieren. Für jede weitere Stunde solltest du zusätzlich etwa ein Getränk pro Person einplanen und Wasser für Künstler, Helfer und Technikteam getrennt berücksichtigen.
Wann muss ich die Technik für ein Musikfestival besorgen?: Kläre die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 14 Tage vorher und reserviere nicht vorrätige Ausrüstung anschließend sofort. Die vollständige Technik sollte spätestens am Vortag vor Ort sein, damit Bühne, Beschallung und Kabel vor dem Einlass getestet werden können.
Wie viele Mehrwegbecher brauche ich für ein Musikfestival?: Plane mindestens einen Becher pro gleichzeitig anwesender Person plus etwa 20 Prozent Reserve ein. Bei 200 Gästen sind das mindestens 240 Becher; bei einem Pfandsystem brauchst du zusätzlich eine Rückgabestelle und ausreichend Kisten für gebrauchte Becher.

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