Einkaufsliste für dein Musikfestival

Für ein Musikfestival brauchst du mehr als Bühne und Lautsprecher. Plane die Ausstattung nach Besucherzahl, Programmdauer und Veranstaltungsort: Sitzgelegenheiten, Strom, Licht, Geschirr und eine funktionierende Getränkeausgabe müssen vor dem Aufbau bereitstehen. Technik wie Mischpult, Mikrofone und Monitorboxen sollte früh reserviert und auf Kompatibilität geprüft werden. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Dinge rechtzeitig zu erkennen, statt sie am Veranstaltungstag nachzukaufen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühne
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarunterlagenAnz. 4
BackstagetischeAnz. 4
BackstagebänkeAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 6
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MonitorboxenAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
Musikinstrumente
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
Stromaggregat
KassensystemeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BaustrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100

Küche

KühlboxenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierbesteckAnz. 12
KühlrosteAnz. 6

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
ArmbänderAnz. 500

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 6
BesenAnz. 6
WischsetsAnz. 4
PutzeimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Wasser ohne Kohlensäure - 240 Flaschen
- Sprudelwasser - 120 Flaschen
- Cola - 60 Liter
- Cola Zero - 40 Liter
- Sinas - 30 Liter
- Eistee - 30 Liter
- Tonic - 12 liter
- Bier - 400 Dosen
- Alkoholfreies Bier - 80 Dosen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rosé - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 4 Kilo
- Milch - 30 Liter
- Hafermilch - 12 Liter
- Zitronen - 8 Kilo
- Eiswürfel - 40 Kilo
- Hamburgerbrötchen - 250 Stück
- Hamburger - 250 Stück
- Vegetarische Burger - 50 Stück
- Hotdog-Brötchen - 200 Stück
- Würstchen - 200 Stück
- Pommes frites - 35 Kilo
- Mayonnaise - 8 Liter
- Ketchup - 8 Liter
- Senf - 4 Liter
- Barbecuesauce - 4 Liter
- Röstzwiebeln - 3 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Tomaten - 15 Kilo
- Gurken - 10 Kilo
- Zwiebeln - 8 Kilo
- Käsescheiben - 12 Kilo
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Paprikachips - 20 Tüten
- Naturchips - 20 Tüten
- Tortillachips - 15 Packungen
- Salsa - 8 Gläser
- Knabbernüsse - 10 Kilo
- Äpfel - 15 kilo
- Bananen - 12 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Glutenfreie Brötchen - 30 Stück
- Vegane Mayonnaise - 2 Liter
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Servietten - 1000 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Handseife - 12 Flaschen
- Handdesinfektion - 10 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 250 Stück
- Kompostierbare Foodboxen - 300 Stück
- Holzgabeln - 300 Stück
- Holzmesser - 300 Stück
- Holzlöffel - 200 Stück
- Spülmittel - 4 Liter
- Allzweckreiniger - 5 Liter
- Desinfektionsreiniger - 3 Liter
- Schwämme - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 20 Paar

Tipps

Plane pro 10 erwartete Gäste mindestens 1 Biertischgarnitur oder eine vergleichbare Sitzmöglichkeit ein. Bei einem Festival mit Stehpublikum brauchst du zusätzlich freie Flächen und ausreichend Klappstühle für Erste Hilfe, Crew und Menschen, die sich ausruhen müssen.
Rechne bei wiederverwendbaren Bechern mit mindestens 1,5 Bechern pro erwarteter Person, wenn vor Ort gespült oder regelmäßig eingesammelt wird. Getränkespender, Kühlboxen und Barunterlagen sollten spätestens am Vortag am Ausschank bereitstehen.
Sichere für jede technische Stromstrecke passende Verlängerungskabel und Kabelkanäle; lege zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve bei der Kabellänge ein. Wenn kein zuverlässiger Netzanschluss vorhanden ist, muss das Stromaggregat die Leistung von Ton-, Licht- und Nebenverbrauchern abdecken.
Plane mindestens eine Taschenlampe pro Einlass-, Backstage- und Technikteam ein und stelle Baustrahler für Wege und Arbeitsbereiche bereit. Bühnenbeleuchtung ersetzt keine Sicherheitsbeleuchtung außerhalb der Bühne.
Bestelle Teller, Bestecksets, Kaffeetassen und Wassergläser nach dem höchsten erwarteten Andrang, nicht nach der durchschnittlichen Besucherzahl. Bei Catering für 100 Personen sind mindestens 110 Sets sinnvoll, damit Bruch, Nachschub und Sonderwünsche nicht sofort zum Engpass werden.

Häufige Fragen

Was braucht man für ein Musikfestival?: Du brauchst mindestens Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Monitorboxen, DI-Boxen und Instrumente. Dazu kommen Stromversorgung, Kabelkanäle, Bühnen- und Außenbeleuchtung, Möbel, Toiletten, Erste-Hilfe-Ausstattung sowie Geschirr und Kühlmöglichkeiten für die Verpflegung.
Wie viele Becher brauche ich für ein Musikfestival?: Plane bei wiederverwendbaren Bechern etwa 1,5 Stück pro erwarteter Person ein. Für 200 Gäste sind das mindestens 300 Becher; bei fehlender Spülmöglichkeit oder hohem Wechsel am Ausschank solltest du mehr einplanen.
Wie viel Sitzgelegenheit braucht ein Musikfestival?: Als grobe Planung kannst du für 10 Gäste eine Biertischgarnitur oder eine vergleichbare Sitzmöglichkeit rechnen. Bei 100 Gästen wären das etwa 10 Garnituren, zusätzlich zu Klappstühlen für Crew, Erste Hilfe und Backstage.
Wann muss ich Technik für ein Musikfestival reservieren?: Reserviere Tontechnik, Lichttechnik und Stromversorgung idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. In der letzten Woche solltest du nur noch die bestätigte Lieferung, Kabelwege, Strombedarf und den Aufbauplan kontrollieren.

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