Qué necesitas para organizar un festival de música

Un festival de música necesita más que un escenario y artistas confirmados. Esta lista reúne el material que debes comprar o reservar para el sonido, la iluminación, las bebidas, el catering, el backstage y la atención al público. Calcula las cantidades según el aforo y añade margen para roturas, pérdidas y cambios de tiempo. El equipo técnico y el suministro eléctrico conviene cerrarlos con varias semanas de antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Bandejas de barcant. 4
Mesas de backstagecant. 4
Bancos de backstagecant. 6

Equipo

Altavocescant. 6
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas de monitorcant. 4
Cajas DIcant. 4
Instrumentos musicales
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Grupo electrógeno
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de obracant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 100

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12
Rejillas de ventilacióncant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Señales de orientacióncant. 12
Pósteres del programacant. 20
Pulserascant. 500

Limpieza

Papeleracant. 20
Recogedor y escobacant. 6
Escobacant. 6
Fregonascant. 4
Cubos de limpiezacant. 6
Carro de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Agua sin gas - 240 botellas
- Agua con gas - 120 botellas
- Cola - 60 litros
- Cola Zero - 40 liter
- Sinas - 30 liter
- Té helado - 30 litros
- Tónica - 12 litros
- Cerveza - 400 latas
- Cerveza sin alcohol - 80 latas
- Vino blanco - 24 botellas
- Rosado - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Granos de café - 6 kilo
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 4 kilo
- Leche - 30 liter
- Leche de avena - 12 litros
- Limones - 8 kilo
- Cubitos de hielo - 40 kilo
- Panecillos para hamburguesa - 250 piezas
- Hamburguesas - 250 unidades
- Hamburguesas vegetarianas - 50 unidades
- Panecillos para hot dogs - 200 unidades
- Salchichas para hot dog - 200 unidades
- Patatas fritas - 35 kilos
- Mayonesa - 8 liter
- Ketchup - 8 litros
- Mostaza - 4 litros
- Salsa barbacoa - 4 litros
- Cebolla frita - 3 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Tomates - 15 kilos
- Pepinos - 10 kilos
- Cebollas - 8 kilos
- Lonchas de queso - 12 kilos
- Pepinillos - 6 tarros
- Patatas fritas de pimentón - 20 bolsas
- Patatas fritas naturales - 20 bolsas
- Chips de tortilla - 15 bolsas
- Salsa - 8 tarros
- Frutos secos para aperitivo - 10 kilos
- Manzanas - 15 kilos
- Plátanos - 12 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Panecillos sin gluten - 30 unidades
- Mayonesa vegana - 2 litros
- Papel de cocina - 12 rollos
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Jabón de manos - 12 botellas
- Desinfectante de manos - 10 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 250 unidades
- Bandejas de comida compostables - 300 unidades
- Tenedores de madera - 300 unidades
- Cuchillos de madera - 300 unidades
- Cucharas de madera - 200 piezas
- Lavavajillas - 4 litros
- Limpiador multiusos - 5 litros
- Limpiador desinfectante - 3 litros
- Esponjas - 20 unidades
- Guantes de goma - 20 pares

Consejos

Calcula al menos 2 vasos reutilizables por asistente si no habrá un sistema claro de devolución; añade un 10 % extra para pérdidas o roturas.
Prepara entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después calcula 1 bebida por persona y hora. Reserva neveras portátiles o dispensadores con capacidad suficiente para mantenerlas frías.
Cuenta un micrófono y un soporte por cada voz o instrumento que lo necesite, además de 1 o 2 unidades de repuesto. Comprueba también que haya suficientes cables, cajas DI y regletas antes del montaje.
Deja un margen de cables alargadores equivalente a un 20 % más de lo medido y protege los cruces con canaletas. Los cables sueltos son un riesgo especialmente cuando anochece o aumenta el público.
Reserva el grupo electrógeno, las lámparas de obra y las linternas antes de revisar el pronóstico del tiempo. Lleva iluminación ambiental y de escenario de repuesto para no depender de la luz disponible al terminar el festival.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para un festival de música?: Calcula 2 vasos reutilizables por persona como mínimo y añade un 10 % de reserva. Si no se recogen y lavan durante el evento, prepara más unidades o establece un sistema de devolución.
¿Cuánta bebida comprar por persona para un festival?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Después, usa como referencia 1 bebida por persona y hora, ajustando la cantidad si hace calor o el festival dura más de 4 horas.
¿Cuándo hay que reservar el sonido y la iluminación?: Cierra las empresas de sonido e iluminación al menos 6 semanas antes del festival. Envía el programa y las necesidades técnicas de los artistas entre 2 y 3 semanas antes para evitar cambios de última hora.
¿Cuántos micrófonos y soportes hacen falta?: Cuenta un micrófono y un soporte por cada voz o instrumento que lo requiera, más 1 o 2 micrófonos de repuesto. Confirma las necesidades con cada artista antes de preparar la mesa de mezclas y las cajas DI.

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